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Digitales Onboarding mit E‑Learning

Kosten sparen, Mitarbeitende erfolgreich einarbeiten, Zufriedenheit erhöhen

 

Onboarding ist ein zeitaufwendiger Prozess: Alle neuen Mitarbeitenden müssen die unternehmenseigenen Produkte und Dienstleistungen kennenlernen, in Compliance Richtlinien und die wichtigsten internen Prozesse eingewiesen werden und vielleicht sogar lernen, neue Software oder Geräte zu bedienen. Ein immenses, aber unumgängliches und wichtiges Unterfangen, wenn Sie Ihre neuen Mitarbeitenden schnell einsatzfähig und auch zufrieden wissen wollen. Wie wäre es, wenn Sie den Onboarding-Prozess nur noch ein einziges Mal gestalten müssten, ganz egal, wie viele neue Mitarbeitende Sie in Zukunft willkommen heißen!? 

Mit E‑Learning transformieren Sie Ihr analoges Onboarding in ein digitales und wiederverwendbares Lernformat, das von allen neuen Mitarbeitenden selbstständig angewandt werden kann. Lesen Sie, welche Vorteile digitales Onboarding mit sich bringt, welche Inhalte des Onboardings sich digital perfekt umsetzen lassen und wie diese Umsetzung konkret aussehen könnte.

 

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance

Wussten Sie, dass eine aktuelle StepStone Umfrage unter 13.000 Fach- und Führungskräften ergab, dass gerade einmal 50% der Mitarbeitenden an ihrem ersten Tag von ihrem direkten Vorgesetzten empfangen wurden? Und dass bei etwa 15% noch nicht einmal das Team informiert war? Eine fatale Ausgangslage für viele Unternehmen, wenn man bedenkt, dass der erste Arbeitstag und die folgenden 4 Wochen darüber entscheiden, wie sehr sich neue Mitarbeitende mit dem Unternehmen identifizieren und sich zukünftig engagieren. Warum also nicht gezielt diese entscheidenden Tage nutzen, um die neuen Mitarbeitenden mit einem umfangreichen Onboarding willkommen zu heißen? Kaum ein Prozess bietet eine bessere Chance, eine positive und sympathische Antwort auf die Frage zu liefern: “Kümmert sich mein Arbeitsgeber um mich?” 

Manko und wahrscheinlich auch Ursache für mangelhafte Onboarding-Prozesse: Analoges Onboarding kostet jede Menge Zeit und Ressourcen. Im folgenden lesen Sie, wie Sie Ihren analogen Onboarding-Prozess digitalisieren und damit auf ein ganz neues Level heben - zeitsparend und ressourcenschonend.

 

Inhalte des digitalen Onboardings

Für was sich digitales Onboarding bestens eignet

So ziemlich jeder Bereich des Onboardings, der nicht zwingend auf persönliche Interaktion angewiesen ist (wie zum Beispiel die persönliche Begrüßung von neuen Kolleg*Innen beim gemeinsamen Essen in der Kantine), lässt sich problemlos durch E‑Learning umsetzen. Besser noch: E‑Learning ermöglicht ein deutlich detaillierteres und intensiveres Onboarding in verschiedensten Formaten.

 

Vorstellung des Unternehmens

Um erfolgreich in einem Unternehmen zu arbeiten, müssen Mitarbeitende für das Unternehmen Verständnis entwickeln: Leitbild, Mission, Vision, die Unternehmenskultur, die Unternehmenssprache, die Werte sind wichtige Dinge, die von Beginn an in den Köpfen neuer Mitarbeitender verankert werden sollten. Ein Onlinekurs zu diesem Thema eignet sich dabei nicht nur für neue Mitarbeitende, sondern auch hervorragend zum Nachschlagen von Wissen oder zum Auffrischen bestimmter Themen für bereits bestehende Mitarbeitende, sodass dieser Inhalt regelmäßig von allen Mitarbeitenden genutzt werden sollte.

Vorstellung der Produkte & Dienstleistungen

Nur wer das Unternehmen, die Dienstleistungen und die Produkte selbst verstanden hat, kann dafür arbeiten. Oft begibt sich der Mitarbeitende auf eine Odyssee der selbständigen Recherche in unterschiedlichen Abteilungen. Unternehmen, die Ihre Dienstleistungen/Produkte digital aufbereiten, vorstellen, erklären und z.B. auch gleich Zusatzmaterial wie weiterführende nützliche Verlinkungen zu wichtigen Dokumenten zur Verfügung stellen, sorgen dafür, dass der Wissenstransfer um das eigene Kerngeschäft im Unternehmen im gesamten Unternehmen sichergestellt ist. Auch hier gilt wieder: Das betrifft nicht nur neue Mitarbeitende, sondern jeden Angestellten im Unternehmen, der ständig up to date sein muss, was eigene Produkte und Dienstleistungen betrifft.

Compliance Schulungen

Arbeitsschutz, Datenschutz, Datensicherheit: Es gibt Schulungen, die für jeden Mitarbeitenden unumgänglich und gesetzlich vorgeschrieben sind. Schulungen, die Mitarbeitende regelmäßig und nachweislich absolviert haben müssen. Allein deswegen lohnt es sich für Unternehmen, Compliance Schulungen digital umzusetzen. Das senkt die Kosten, macht Lernen flexibel möglich und eine einmal erstellt Schulung steht beliebig vielen Teilnehmenden zur Verfügung. Auch im Onboarding-Prozess gehören diese Schulungen verpflichtend dazu. Somit ergibt sich auch hier wieder eine Doppelnutzung der Inhalte: Er ist relevant für neue Mitarbeitende und für bestehende Mitarbeitende, die, gesetzlich vorgeschrieben, regelmäßig diese Schulung durchlaufen müssen.

Vorstellung wichtiger Prozesse

Jedes Unternehmen hat seine eigenen internen Prozesse, Abläufe, Strukturen und Verantwortlichkeiten. Für neue Mitarbeitende ist dies am Anfang ein Dschungel vieler Geheimnisse. Aber auch hier eignet sich die digitale Aufbereitung und Vorstellung dieser Prozesse: interaktiv aufbereitet mit praktischen Beispielen lassen sich komplexe Dinge schnell lernen und nachvollziehen. Und auch hier gilt die Devise: Unternehmensinternes Wissen ist für alle auffindbar und kann auch im Moment of Need von allen Mitarbeitenden abgerufen werden. Fragen wie:” Wohin schicke ich meinen Krankenschein? Was mache ich mit Rechnungen? Wer ist Ansprechpartner für Produktneuigkeiten? Von wem benötige ich die Freigabe?” werden künftig durch digital aufbereitete und schnell durchsuchbare Wissenseinheiten fehlerfrei beantwortet.

Vorstellung von Kollegen

Ihr neuer Mitarbeitender hat von einem Tag auf den anderen 50 neue Kolleg*Innen (vielleicht auch nur 30 oder sogar 100), mit denen er aktiv zusammenarbeiten soll. Und jeder kennt das: Gesichter, Namen und Positionen - die richtige Zuordnung braucht seine Zeit. Aber dennoch möchte man als neuer Mitarbeitender wissen, wen man gerade getroffen hat oder wie Kollegin XY aussieht, die man gerade aufsuchen soll. Und natürlich möchte man vielleicht auch etwas mehr erfahren über die Menschen, mit denen man ab jetzt zu tun hat. Und gerade in Zeiten von Remote-Arbeit ist das persönliche Gesicht zum Namen bereits ein kleiner sozialer Ansatzpunkt. Lustig und locker lassen sich Namen, Gesichter, Positionen etc. z.B. durch digitale Lernkarten lernen. Persönliche Details, z.B. wie jeder Mitarbeitende den Kaffee am liebsten trinkt, lockern zusätzlich auf und machen das E‑Learning emotionaler.

Vorstellung der Umgebung

Wer nicht gerade alles selbst erkunden kann, begibt sich einfach auf den virtuellen Weg. Auf diese Weise lassen sich sogar zusätzliche Infos ergänzen. In Büros könnte das der Drucker, der Kopierraum, die Sanitäranlagen oder die Standorte der Feuerlöscher sein. In großen Unternehmen geht der virtuelle Rundgang weit darüber hinaus, gerade, wenn wir an produzierendes Gewerbe denken. Welcher Büromitarbeitende im kaufmännischen Bereich kommt im realen Leben in die Lager- oder Produktionshalle? Wie finden sich Arbeiter in der Werkhalle zurecht? Wo stehen welche Maschinen und für welche Anwendungsfälle sind sie gedacht und wie funktionieren sie eigentlich? Komplexes Wissen kann über einen virtuellen Rundgang Stück für Stück angeeignet werden, wobei jeder “Haltepunkt” auf dem Rundgang mit weiterführenden Informationen noch tiefgründiger Wissen darlegt. 

Softwareschulungen

Neue Mitarbeitende bringen das richtige Fachwissen aus ihrem Bereich mit. Die verwendete Software im neuen Unternehmen kann jedoch vollkommen fremd und neu für ihn sein. Hier gilt es, den neuen Mitarbeitenden direkt mit den Tools vertraut zu machen, die für ihn wichtig sind. Der neue Mitarbeitende lernt in adäquaten Lernetappen die Software und deren Anwendung kennen und kann sich zudem auch live direkt mit der Software vertraut machen und direkt das ausprobieren, was er gerade gelernt hat. So könnte z.B. eine praktische Abschlussaufgabe die erste Herausforderung für den neuen Mitarbeitenden sein, über die er gleichzeitig neues Wissen erwirbt. P.S. Auch diese spezifischen Online-Trainings zu unterschiedlichen Softwarelösungen im eigenen Unternehmen lassen sich ganz hervorragend zur Weiterqualifizierung bestehender Mitarbeitender nutzen.

 

Trotzdem sollte das digitale Onboarding nicht gänzlich die persönliche Einarbeitung ersetzen. Stellen Sie deshalb sicher, dass die neuen Mitarbeitenden trotzdem noch persönliche Ansprechpartner*Innen haben, die das E‑Learning um die nötigen emotionalen und sozialen Aspekte ergänzen.

 

Demo Onlinekurse

Compliance-Trainings zum Onboarding

Datenschutz

Datensicherheit

 

Vorteile des digitalen Onboardings

Digitales Onboarding bringt jede Menge Vorteile mit sich - nicht nur für neue Mitarbeitende, sondern vor allem auch für Sie und Ihr Unternehmen.

 

Keine Redundanzen

Sicherlich kennen Sie das Szenario oder können es sich zumindest vorstellen: Eine analoge Einarbeitung erfolgt meist durch mehr als eine*n Ansprechpartner*In. Schnell werden Dinge doppelt und dreifach erzählt. Ungewollte Redundanzen kosten neue Mitarbeitende und ihre Ansprechpartner*Innen jedoch viel Zeit und das Unternehmen damit wertvolle Ressourcen. Digitales Onboarding hingegen lässt sich so präzise konzeptionieren, dass Redundanzen gar nicht erst entstehen können.

Minimierter Zeitinvest

Digitales Onboarding braucht deutlich weniger Zeit - vor allem seitens der Ansprechpartner*Innen, aber auch seitens der neuen Mitarbeitenden. Ansprechpartner*Innen können sich ausschließlich auf soziale Aspekte der Einarbeitung fokussieren, während neue Mitarbeitende die Einarbeitung an ihre Zeitpläne und damit auch an erste To-Dos anpassen können. Gerade beim Onboarding ist die Motivation groß, einzelne Kurse vielleicht sogar schon auf dem Arbeitsweg oder Zuhause auf der Couch zu absolvieren - Möglichkeiten, die das analoge Onboarding nicht bieten kann.

Wiederverwendbarkeit

Während analoges Onboarding für jeden neuen Mitarbeitenden einzeln und mit demselben Zeitinvest stattfinden muss, wird das digitale Onboarding einmal erstellt und kann anschließend beliebig oft für alle neuen Mitarbeitenden wiederverwendet werden. Zudem dient das digital aufbereitete Wissen als Nachschlagewerk, wenn doch die ein oder andere Information vergessen wurde.

Standardisierung

Ein strukturiertes, digitales Coaching vermeidet nicht nur Redundanzen, sondern stellt darüber hinaus sicher, dass die neuen Mitarbeitenden auch wirklich alle Informationen erhalten, die sie brauchen - in gleichbleibender, hoher und überprüfbarer Qualität.

Gesteigerte Produktivität

Je schneller und zufriedener die Mitarbeitenden im Unternehmen ankommen und je effizienter die Einarbeitung, desto schneller können sie produktiv werden. Zudem wirkt nicht zuletzt die professionelle Aufbereitung und die professionelle Art des Onboardings förderlich auf die Motivation und die Mitarbeiterbindung.

Gesteigerte Mitarbeiterbindung

Der erste Eindruck vom Unternehmen und dessen Kultur entsteht innerhalb der ersten vier Arbeitswochen. Diese kurze Zeitspanne ist entscheidend dafür, wie sich neue Mitarbeitende an das Unternehmen binden und damit auch, wie sie sich zukünftig engagieren. Mit einem umfangreichen, digitalen Onboarding zeigen Sie in der “heißen Phase”, wie gut Sie sich um Ihre Mitarbeitenden kümmern.

Imagebildung

Aufmerksamer Umgang mit Mitarbeitenden spricht sich rum und ist natürlich auch ein wichtiges Argument gegenüber neuen Bewerber*Innen. Denn: Wer Aussicht auf ein effektives Onboarding hat, braucht keine Sorgen um einen eventuell holprigen Einstieg in den neuen Job haben.

 

Jedes der oben genannten Argumente mündet in einen zentralen Vorteil: Digitales Onboarding senkt signifikant die Kosten - direkt und indirekt. Denn auch, wenn sich gesteigerte Mitarbeiterbindung im Gegensatz zu allen anderen genannten Aspekten nicht messen lässt, ist auch sie ein essentieller wirtschaftlicher Faktor. Denn wussten Sie, dass laut National Business Institute in Texas die Kündigung eines guten Mitarbeiters 150% dessen Jahresgehalts kostet? Je stärker also die Bindung, desto weniger Kosten fließen in Kündigung und Neueinstellung.

 
Magda Lehnert | Bloggerin

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Geeignete E‑Learning Formate für das digitale Onboarding

Klassische Onlinekurse

Bereits ein Großteil des Onboardings lässt sich über klassische Onlinekurse abbilden - vorausgesetzt, Ihr Autorentool bietet die entsprechenden Features. Dann aber lassen sich im Handumdrehen ansprechende, responsive Onlinekurse mit Texten, Bildern, Videobotschaften, Erklärvideos, digitalen Rundgängen und passenden Tests und Quizzes erstellen.

Digitale Lernkarten

Darüber hinaus eignet sich eine Erweiterung der Onlinekurse um einfache Elemente wie Quizzes oder digitale Lernkarten. Sie erleichtern nicht nur das Lernen, sondern gestalten den Lernprozess auch deutlich spaßiger - eine gute Grundlage für ein herzliches und sympathisches Willkommen.

Digitales Coaching

Mit der Integration eines interaktiven Coachs als szenariobasierter Kommunikationstrainer bereiten Sie Ihre neuen Mitarbeitenden spielerisch auf konkrete Situationen im Unternehmensumfeld vor. Geeignet ist dies z.B. für neue Vertriebsmitarbeitende oder Accountmanager. Sie optimieren kommunikative Fähigkeiten, vermitteln Argumente und stärken das situationsgerechte Einfühlungsvermögen. 

Podcasts

Es gibt Themen, die sind besser zu hören als zu lesen und sie sind besser verbal zu erklären, als in schriftlicher Form darzulegen. So zum Beispiel könnte die Unternehmensphilosophie, die Mission, die Vision und die Werte in einem Podcast wunderbar vorgestellt und mit praktischen Beispielen erklärt werden. 

 

Videotrainings

Videos haben genau wie Podcasts die Vorteile, dass sie für die Lernenden deutlich motivierender sind als Texte und dabei gleichzeitig nicht nur den auditiven, sondern auch den visuellen Lerntypen ansprechen. Gerade komplexe Themen lassen sich so nicht nur leichter aufbereiten, sondern auch leichter verstehen.

Virtual Reality

Stellen Sie sich vor: Ihr neuer Mitarbeitender entdeckt Ihr Unternehmen im virtuellen Raum und kann sich dort frei bewegen. Er geht also selbst auf Entdeckungsreise, lernt so die Abteilungen, die MItarbeitenden und auch gleich die Tätigkeitsbereiche kennen.

 

Expertentipps

Pretests für noch effektiveres, digitales Onboarding

“Individuell” lässt die meisten kurz aufschrecken, weil es nach enormen Mehraufwand klingt. Aber keine Angst, cleveres E‑Learning ermöglicht clevere individuelle Anpassungen an die einzelnen Lernenden auf Basis cleverer Features im Tool. So lassen sich auch ins Onboarding sogenannte Pretests einbauen, mit denen die neuen Mitarbeitenden vor Beginn des Onlinekurses ihren Wissensstand selbst einschätzen und auch überprüfen können. Die Methodik eignet sich bspw. bei Softwareschulungen. Bevor der neue Mitarbeitende also einfach mit dem Onlinekurs beginnt, kann er zuvor unterschiedliche Fragen zur Software beantworten. Die Ergebnisse entscheiden darüber, welche Teile des Onlinekurses der Lernende im Anschluss durchlaufen muss. So bekommen Einsteiger das, was sie tatsächlich brauchen und Fortgeschrittene werden nicht mit Anfängerwissen gelangweilt und steigen direkt auf ihrem Level ein. So stellen Sie sicher, dass Teilnehmende weder über- noch unterfordert werden und sparen gleichzeitig wertvolle zeitliche Ressourcen.

 

 

Lernpfade für die Usability

Der Eintritt in ein neues Unternehmen bedeutet immer: viel neues Wissen aus ganz unterschiedlichen Bereichen. Der neue Mitarbeitende sollte sich zu Beginn also auf keinen Fall überfordert fühlen, sondern einen guten Weg finden, wann er sich welches Wissen am besten aneignet. Hier können Sie Ihren neuen Mitarbeitenden über Lernpfade einen perfekt aufbereiteten Weg mit unterschiedlichen Etappen anbieten. Der Lernende folgt diesem Weg, der unterschiedliche Stopps beinhaltet, an denen er sich Wissen aneignet, welches genau an dieser Stelle von Bedeutung ist. Im Anschluss bewegt er sich weiter auf seinem Weg und schafft so Etappe für Etappe, ohne sich allein zu fühlen, weder über- noch unterfordert zu sein. Der neue Mitarbeitende sieht so zu jeder Zeit, wo genau er sich im Lernprozess befindet, was sich wiederum nachweislich positiv auf deren Motivation auswirkt.

 

Fazit.

Bereits im Onboarding steckt eine riesige und bisher von vielen unterschätzte Chance für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sollte diese Chance nicht vertan werden. Zudem bietet die Chance die Möglichkeit, Kosten zu sparen und Mitarbeitende schnell ins Arbeiten zu bringen.  Die Vorteile des digitalen Onboardings liegen auf der Hand: neue Mitarbeitende fühlen sich willkommen und können eine emotionale Bindung aufbauen, während das Unternehmen jede Menge wertvolle Ressourcen spart, die sonst immerzu aufs Neue in den wiederkehrenden Prozess investiert werden müssten. Win-Win für beide Seiten.

 

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Magda Lehnert | Bloggerin
Magda Lehnert
Texterin
 
 

Bildquelle: Prostock-studio/shutterstock.com

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