Digitales Onboarding mit E‑Learning

Um erfolgreich in einem Unternehmen zu arbeiten, müssen Mitarbeitende für das Unternehmen Verständnis entwickeln: Leitbild, Mission, Vision, die Unternehmenskultur, die Unternehmenssprache, die Werte sind wichtige Dinge, die von Beginn an in den Köpfen neuer Mitarbeitender verankert werden sollten. Ein Onlinekurs zu diesem Thema eignet sich dabei nicht nur für neue Mitarbeitende, sondern auch hervorragend zum Nachschlagen von Wissen oder zum Auffrischen bestimmter Themen für bereits bestehende Mitarbeitende, sodass dieser Inhalt regelmäßig von allen Mitarbeitenden genutzt werden sollte.

Nur wer das Unternehmen, die Dienstleistungen und die Produkte selbst verstanden hat, kann dafür arbeiten. Oft begibt sich der Mitarbeitende auf eine Odyssee der selbständigen Recherche in unterschiedlichen Abteilungen. Unternehmen, die Ihre Dienstleistungen/Produkte digital aufbereiten, vorstellen, erklären und z.B. auch gleich Zusatzmaterial wie weiterführende nützliche Verlinkungen zu wichtigen Dokumenten zur Verfügung stellen, sorgen dafür, dass der Wissenstransfer um das eigene Kerngeschäft im Unternehmen im gesamten Unternehmen sichergestellt ist. Auch hier gilt wieder: Das betrifft nicht nur neue Mitarbeitende, sondern jeden Angestellten im Unternehmen, der ständig up to date sein muss, was eigene Produkte und Dienstleistungen betrifft.

Arbeitsschutz, Datenschutz, Datensicherheit: Es gibt Schulungen, die für jeden Mitarbeitenden unumgänglich und gesetzlich vorgeschrieben sind. Schulungen, die Mitarbeitende regelmäßig und nachweislich absolviert haben müssen. Allein deswegen lohnt es sich für Unternehmen, Compliance Schulungen digital umzusetzen. Das senkt die Kosten, macht Lernen flexibel möglich und eine einmal erstellt Schulung steht beliebig vielen Teilnehmenden zur Verfügung. Auch im Onboarding-Prozess gehören diese Schulungen verpflichtend dazu. Somit ergibt sich auch hier wieder eine Doppelnutzung der Inhalte: Er ist relevant für neue Mitarbeitende und für bestehende Mitarbeitende, die, gesetzlich vorgeschrieben, regelmäßig diese Schulung durchlaufen müssen.

Jedes Unternehmen hat seine eigenen internen Prozesse, Abläufe, Strukturen und Verantwortlichkeiten. Für neue Mitarbeitende ist dies am Anfang ein Dschungel vieler Geheimnisse. Aber auch hier eignet sich die digitale Aufbereitung und Vorstellung dieser Prozesse: interaktiv aufbereitet mit praktischen Beispielen lassen sich komplexe Dinge schnell lernen und nachvollziehen. Und auch hier gilt die Devise: Unternehmensinternes Wissen ist für alle auffindbar und kann auch im Moment of Need von allen Mitarbeitenden abgerufen werden. Fragen wie:” Wohin schicke ich meinen Krankenschein? Was mache ich mit Rechnungen? Wer ist Ansprechpartner für Produktneuigkeiten? Von wem benötige ich die Freigabe?” werden künftig durch digital aufbereitete und schnell durchsuchbare Wissenseinheiten fehlerfrei beantwortet.

Ihr neuer Mitarbeitender hat von einem Tag auf den anderen 50 neue Kolleg*Innen (vielleicht auch nur 30 oder sogar 100), mit denen er aktiv zusammenarbeiten soll. Und jeder kennt das: Gesichter, Namen und Positionen - die richtige Zuordnung braucht seine Zeit. Aber dennoch möchte man als neuer Mitarbeitender wissen, wen man gerade getroffen hat oder wie Kollegin XY aussieht, die man gerade aufsuchen soll. Und natürlich möchte man vielleicht auch etwas mehr erfahren über die Menschen, mit denen man ab jetzt zu tun hat. Und gerade in Zeiten von Remote-Arbeit ist das persönliche Gesicht zum Namen bereits ein kleiner sozialer Ansatzpunkt. Lustig und locker lassen sich Namen, Gesichter, Positionen etc. z.B. durch digitale Lernkarten lernen. Persönliche Details, z.B. wie jeder Mitarbeitende den Kaffee am liebsten trinkt, lockern zusätzlich auf und machen das E‑Learning emotionaler.

Wer nicht gerade alles selbst erkunden kann, begibt sich einfach auf den virtuellen Weg. Auf diese Weise lassen sich sogar zusätzliche Infos ergänzen. In Büros könnte das der Drucker, der Kopierraum, die Sanitäranlagen oder die Standorte der Feuerlöscher sein. In großen Unternehmen geht der virtuelle Rundgang weit darüber hinaus, gerade, wenn wir an produzierendes Gewerbe denken. Welcher Büromitarbeitende im kaufmännischen Bereich kommt im realen Leben in die Lager- oder Produktionshalle? Wie finden sich Arbeiter in der Werkhalle zurecht? Wo stehen welche Maschinen und für welche Anwendungsfälle sind sie gedacht und wie funktionieren sie eigentlich? Komplexes Wissen kann über einen virtuellen Rundgang Stück für Stück angeeignet werden, wobei jeder “Haltepunkt” auf dem Rundgang mit weiterführenden Informationen noch tiefgründiger Wissen darlegt. 

Neue Mitarbeitende bringen das richtige Fachwissen aus ihrem Bereich mit. Die verwendete Software im neuen Unternehmen kann jedoch vollkommen fremd und neu für ihn sein. Hier gilt es, den neuen Mitarbeitenden direkt mit den Tools vertraut zu machen, die für ihn wichtig sind. Der neue Mitarbeitende lernt in adäquaten Lernetappen die Software und deren Anwendung kennen und kann sich zudem auch live direkt mit der Software vertraut machen und direkt das ausprobieren, was er gerade gelernt hat. So könnte z.B. eine praktische Abschlussaufgabe die erste Herausforderung für den neuen Mitarbeitenden sein, über die er gleichzeitig neues Wissen erwirbt. P.S. Auch diese spezifischen Online-Trainings zu unterschiedlichen Softwarelösungen im eigenen Unternehmen lassen sich ganz hervorragend zur Weiterqualifizierung bestehender Mitarbeitender nutzen.

Sicherlich kennen Sie das Szenario oder können es sich zumindest vorstellen: Eine analoge Einarbeitung erfolgt meist durch mehr als eine*n Ansprechpartner*In. Schnell werden Dinge doppelt und dreifach erzählt. Ungewollte Redundanzen kosten neue Mitarbeitende und ihre Ansprechpartner*Innen jedoch viel Zeit und das Unternehmen damit wertvolle Ressourcen. Digitales Onboarding hingegen lässt sich so präzise konzeptionieren, dass Redundanzen gar nicht erst entstehen können.

Digitales Onboarding braucht deutlich weniger Zeit - vor allem seitens der Ansprechpartner*Innen, aber auch seitens der neuen Mitarbeitenden. Ansprechpartner*Innen können sich ausschließlich auf soziale Aspekte der Einarbeitung fokussieren, während neue Mitarbeitende die Einarbeitung an ihre Zeitpläne und damit auch an erste To-Dos anpassen können. Gerade beim Onboarding ist die Motivation groß, einzelne Kurse vielleicht sogar schon auf dem Arbeitsweg oder Zuhause auf der Couch zu absolvieren - Möglichkeiten, die das analoge Onboarding nicht bieten kann.

Während analoges Onboarding für jeden neuen Mitarbeitenden einzeln und mit demselben Zeitinvest stattfinden muss, wird das digitale Onboarding einmal erstellt und kann anschließend beliebig oft für alle neuen Mitarbeitenden wiederverwendet werden. Zudem dient das digital aufbereitete Wissen als Nachschlagewerk, wenn doch die ein oder andere Information vergessen wurde.

Ein strukturiertes, digitales Coaching vermeidet nicht nur Redundanzen, sondern stellt darüber hinaus sicher, dass die neuen Mitarbeitenden auch wirklich alle Informationen erhalten, die sie brauchen - in gleichbleibender, hoher und überprüfbarer Qualität.

Je schneller und zufriedener die Mitarbeitenden im Unternehmen ankommen und je effizienter die Einarbeitung, desto schneller können sie produktiv werden. Zudem wirkt nicht zuletzt die professionelle Aufbereitung und die professionelle Art des Onboardings förderlich auf die Motivation und die Mitarbeiterbindung.

Der erste Eindruck vom Unternehmen und dessen Kultur entsteht innerhalb der ersten vier Arbeitswochen. Diese kurze Zeitspanne ist entscheidend dafür, wie sich neue Mitarbeitende an das Unternehmen binden und damit auch, wie sie sich zukünftig engagieren. Mit einem umfangreichen, digitalen Onboarding zeigen Sie in der “heißen Phase”, wie gut Sie sich um Ihre Mitarbeitenden kümmern.

Aufmerksamer Umgang mit Mitarbeitenden spricht sich rum und ist natürlich auch ein wichtiges Argument gegenüber neuen Bewerber*Innen. Denn: Wer Aussicht auf ein effektives Onboarding hat, braucht keine Sorgen um einen eventuell holprigen Einstieg in den neuen Job haben.