In 6 Schritten zur erfolgreichen Einführung von E‑Learning im Unternehmen

Auch wenn schon lang bekannt ist, dass E‑Learning unsere Arbeitswelt nachhaltig bereichert, hat spätestens die Corona-Pandemie die Wichtigkeit digitaler und räumlich unabhängiger Arbeitstools bewiesen. Doch wie lässt sich ein Mammut-Vorhaben wie die Implementierung von E‑Learning erfolgreich umsetzen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie in 6 Steps Skeptiker überzeugen und die neue, attraktive Lernmethode in all Ihren Abteilungen erfolgreich einführen.

Kein Projekt ohne Ziel! Wie in jedem anderen Unternehmensbereich auch, braucht E‑Learning klare Ziele. Nur so können Sie alle anstehenden Aufgaben auch wirklich auf diese Ziele ausrichten und entscheiden, welche Maßnahmen einzahlen und welche das Projekt unnötig aufhalten würden. Da E‑Learning in der Regel langfristig in die Unternehmenskultur integriert werden soll, dürfen entsprechend auch langfristige und ambitionierte Ziele gesetzt werden. Um diese auch zu erreichen hilft es den Weg zu deren Erreichung durch kurzfristige und mittelfristige Zielsetzungen zu untermauern.

Mögliches kurzfristiges Ziel:

• erfolgreiche Implementierung von E‑Learning

Mögliche mittelfristige Ziele

• Zeit- und Kostenersparnis bei den Weiterbildungsmaßnahmen
• Lernerfolge innerhalb der einzelnen Abteilungen
• verkürzte Onboarding-Prozesse
• gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit

Mögliche langfristige Ziele:

• Steigerung Ihrer Attraktivität als Arbeitgeber und die daraus resultierende langfristige Bindung Ihrer Mitarbeiter
• Steigerung des Umsatzes. Laut einer Umfrage der American Society for Training and Development, haben amerikanische Unternehmen, die E‑Learning Angebote nutzen, 218% mehr Umsatz pro Mitarbeiter verzeichnet.

Keine Sorge, ein E‑Learning Team zu gründen bedeutet nicht, dass Sie hierfür gleich eine Handvoll neue Mitarbeiter einstellen müssen. Dennoch gehört das Team zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren für das E‑Learning im Unternehmen. Wichtig ist, dass die ausgewählten Personen hinter dem Vorhaben stehen, eine gewisse Motivation und Affinität zum Thema E‑Learning hegen und Grundkompetenzen in den jeweiligen Bereichen mitbringen.

Bevor es wirklich losgeht, gilt es, den tatsächlichen Trainingsbedarf innerhalb des Unternehmens zu ermitteln. Welche herausfordernden Themen bewegen das Unternehmen in seiner Gesamtheit, welche Trainings braucht es innerhalb der einzelnen Abteilungen? Beispielsweise lässt sich E‑Learning hervorragend für Onboarding Prozesse einsetzen. Ihre Marketing- und Vertriebsabteilung braucht aber vielleicht ein spezielles Produkttraining, Ihre Finanzabteilung eine Einführung in das neue Online-Banking Tool. Um nicht den Überblick zu verlieren, hilft eine tabellarische Darstellung, in der Sie den einzelnen Kursen auch eine Priorisierung von 1-5 zuweisen können. Diese hilft dabei, klare Entscheidungen zu treffen, welche Kurse zuerst erstellt werden müssen. Anschließend muss festgelegt werden, wann die inhaltliche Umsetzung erfolgt und in welchen Zeiträumen die Kurse angeboten werden sollen.

Aus Erfahrung werden Sie wissen, dass nicht jeder Veränderung immer positiv aufnimmt und sicherlich wird sich der ein oder andere Mitarbeiter fragen, weshalb er nun auf einmal einen Online Kurs absolvieren soll. Setzen Sie von Anfang an also auf transparente Kommunikation, um mit Ihrem E‑Learning Vorhaben Vertrauen aufzubauen.

Ein bedeutender Punkt sind die persönlichen Daten und die Übermittlung der Ergebnisse. Spätestens die Einführung der DSGVO hat die allgemeine Einstellung der Menschen zu ihren persönlichen Daten deutlich gemacht. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter also vor der Implementierung darüber, welche persönlichen Daten zu welchem Zweck gesammelt werden, wo sich diese einsehen lassen und ob Lernfortschritte und Prüfungsergebnisse an Vorgesetzte weitergeleitet werden. Unterstützend können die ernannten Abteilungsleiter das Gespräch suchen.

Einer der meistgenannten Vorteile von E‑Learning ist die zeitliche und räumliche Unabhängigkeit. Gleichzeitig bedeutet diese Unabhängigkeit aber auch den fehlenden Kontakt zu Lehrkräften und Kommilitonen. Aus diesem Grund liegen die Abbruchquoten von E‑Learning oft höher als bei Präsenzlehrgängen. Um das zu verhindern, können Sie für besonders komplexe Kurse mithilfe von Chats und Foren Lerngruppen anbieten und einen regelmäßigen Austausch zwischen Abteilungsleiter/Experten und Mitarbeitern organisieren.

Wenn Sie einen Millennial an eine E‑Learning Plattform setzen, wird dieser gänzlich anders damit umzugehen wissen als ein Mitarbeiter, der vielleicht schon ein paar Jährchen älter ist. Um also die Implementierung so erfolgreich wie möglich umzusetzen, sollten Sie nicht nur eine Software mit intuitivem Design und hoher Benutzerfreundlichkeit wählen, sondern auch weniger erfahrenen Mitarbeitern durch Crash Kurse oder Handbücher zur Software schnellen Anschluss bieten. Ein zusätzlicher Testkurs kann helfen, Ängste abzubauen, bevor es “richtig losgeht”.

Vor der Implementierung muss geklärt sein, wann und wo das E‑Learning stattfinden soll und darf. Fehlt den Vorgesetzten innerhalb der Abteilung die nötige Akzeptanz, ist abzusehen, dass das Daily Business priorisiert wird und die Mitarbeiter lieber die Finger von ihren Kursen lassen, um Konflikte zu vermeiden. Legen Sie deshalb unbedingt und mit aller Konsequenz fest, dass Arbeitszeit Lernzeit ist und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter die benötigten Zeiten fest im Kalender zu blocken - genauso wie Sie es mit Meetings handhaben. Richten Sie, wenn möglich, auch Ruheräume ein, die ein konzentriertes Lernen ermöglichen, alternativ helfen aber auch Tür- und Tischschilder mit Hinweisen wie “Bitte nicht stören, ich lerne.”

Wenn Sie erfolgreich die Zweifel aus der Welt geschafft haben, kommen wir zum weitaus spaßigeren Teil: Der Motivation! Um möglichst erfolgreich zu motivieren, müssen sich für die Lernenden zweierlei Fragen beantworten:

• Warum lerne ich? (Vermittlung von Sinn)
• Was habe ich davon? (Vermittlung von Nutzen)

Die Frage nach dem Sinn beantwortet sich am effektivsten durch eine praxisnahe Vermittlung des Wissens. Denn fragen Sie sich selbst: Wie motiviert waren Sie in der Schule, als Sie Dinge auswendig lernen mussten, von denen Sie vorher schon wussten, dass Sie sie nie wieder in Ihrem Leben brauchen werden? Die Anwendbarkeit des erworbenen Wissens ist der größtmögliche Anreiz beim Lernen. Auch wenn darin gewissermaßen bereits der Nutzen des Lernens liegt, kann die Motivation zusätzlich durch Belohnungssysteme verstärkt werden. Zertifikate, Auszeichnungen, Prämien… hier können Sie sich austoben!

Sicher werden Sie sich aus eigenen Studienzeiten daran erinnern, dass es immer Kommilitonen gab, die nur in der Vorlesung sitzen und zuhören mussten, um die nächste Prüfung mit einer Note 1 abzuschließen. Andere waren nie anwesend, haben ihr Studium aber schließlich trotzdem erfolgreich abgeschlossen, indem sie mit den Skripten gelernt haben. Da sich in Ihrem Unternehmen mit Sicherheit auch sämtliche Lerntypen befinden, müssen diese sich natürlich auch alle in den Lerneinheiten wiederfinden.

Bei dieser Einteilung handelt es sich allerdings um dominante Tendenzen, nicht um trennscharfe Kategorien. Deshalb hätte es - vom utopischen Aufwand einmal abgesehen - auch keinen Sinn, jeden Kurs in vier Versionen anzulegen. Viel wichtiger ist es, die meist textlich und grafisch gestalteten Lerneinheiten an passenden Stellen durch Videos und kleine praktische Übungen aufzulockern und so auch den haptischen und audiovisuellen Lerntyp anzusprechen. Die oben empfohlenen Foren und Chats helfen besonders den kommunikativen Lerntypen. Zusätzlich können Sie auch über die Integration einer Vorlesefunktion für Textpassagen nachdenken, um auch den auditiven Lerntyp abzuholen.

Darüber hinaus sollten Sie darauf achten, die Lerneinheiten so zu splitten, dass sie sich nach Möglichkeit alle 15 Minuten unterbrechen lassen. So ist garantiert, dass auch bei wenig Zeit gezielt gelernt werden kann.

Der wohl wichtigste Faktor für Lernspaß und Motivation ist eine attraktive und intuitive Lernplattform, die sowohl am Desktop als auch mobil performt. Quizzes, digitale Lernkarten, Videos - eine professionelle Lernplattform macht es Ihnen leicht, abwechslungsreiche Medien und Formate zu integrieren, die dem Lernen einen gewissen Erlebnis- und Spielcharakter verleihen. Achten Sie bei der Wahl der Software also nicht nur auf oberflächliche Key Facts wie den deutschen Serverstandort, responsive Darstellung und eine übersichtliche Kursverwaltung, sondern auch darauf, ob Ihnen die Plattform genügend Elemente bietet, die den Lernspaß fördern.

Bevor es nun aber wirklich losgeht, lohnt sich eine Pilotphase, in der sie Ihre Kurse mit einer ausgewählten Pilotzielgruppe testen. Diese Gruppe sollte sich dabei möglichst aus wenigstens einem Vertreter der oben genannten Lerntypen zusammensetzen. Anschließende Befragungen bringen wichtiges Feedback und decken auch die Punkte auf, an denen es möglicherweise noch Optimierungsbedarf gibt.

Last but not least: Der Erfolg einer E‑Learning Implementierung kann an verschiedenen Kennzahlen gemessen werden. Anhand dieser lässt sich nicht nur der Erfolg ablesen, sondern auch exakt analysieren, an welchen Stellen es Optimierungsbedarf gibt. Ermitteln Sie also

• wie viele Teilnehmer die Lernplattform besuchen,
• wie oft die Teilnehmer die Plattform nutzen,
• wie lang die Teilnehmer bleiben, welche Seiten besonders beliebt sind und
• auf welchen Seiten die Teilnehmer aussteigen und
• wie viele Nutzer die Kurse erfolgreich abschließen und ein Zertifikat erwerben.

Zusätzlich helfen Umfragen und Feedback Mechanismen wie Punktebewertungen, um zusätzlich zur quantitativen Auswertung eine qualitative Rückmeldung der Teilnehmer zu erhalten. Die wichtigste Frage lässt sich allerdings leider nicht, nur schwer oder langfristig beantworten: Wie stark wirkt sich das E‑Learning auf das Erreichen der Unternehmensziele aus? Um überhaupt eine Antwort zu finden, sollten Sie den Status Quo vor Implementierung des E‑Learnings zu ermitteln - natürlich unter Berücksichtigung Ihrer individuellen Zielsetzungen. Solche Indikatoren können beispielsweise die durchschnittliche Beschäftigungsdauer der Arbeitnehmer sein, wenn Sie E‑Learning einsetzen, um damit die Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern oder der Umsatz, der pro Mitarbeiter und Jahr erzielt wird.