Trainingsmanagement: Aufgaben, Prozesse und Best Practices
Was ist Trainingsmanagement?
Trainingsmanagement umfasst die Planung, Organisation, Durchführung und Auswertung betrieblicher Weiterbildungsmaßnahmen. Es koordiniert Inhalte, Termine, Teilnehmende und Lernplattformen, damit Schulungen zuverlässig stattfinden und ihre Ergebnisse messbar werden.
Je mehr Weiterbildungsangebote ein Unternehmen bereitstellt, desto anspruchsvoller wird ihre Organisation. Termine, Lerninhalte, Teilnehmende, Lernplattformen, Pflichtschulungen und Reportings müssen aufeinander abgestimmt werden. Ohne klare Prozesse bindet diese Arbeit schnell erhebliche Ressourcen.
Ein professionelles Trainingsmanagement schafft die notwendigen Strukturen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Aufgaben dazugehören und welche Herausforderungen intern entstehen.
Die wachsende Bedeutung des Trainingsmanagements
Unternehmen müssen sich schnell an sich verändernde Märkte und Technologien anpassen. Das macht ein effektives Trainingsmanagement wichtiger denn je. Ihre Mitarbeitenden müssen ihre Fähigkeiten auf dem neuesten Stand halten, neue Skills erlernen und dabei die Einhaltung von Compliance-Richtlinien gewährleisten – betriebliche Weiterbildung macht all dies möglich. Doch nur ein sorgfältiges Management Ihrer Schulungsprogramme sorgt für einen reibungslosen Ablauf in der Personalentwicklung.
Ohne Trainingsmanagement sind Ihre Personalentwicklungsmaßnahmen weniger effektiv. Beispielsweise könnten Mitarbeitende gesetzlich vorgeschriebene Pflichtschulungen versäumen. Oder ineffektive Kurse könnten die Abschlussquoten in den Keller treiben. Letztendlich kostet ein fehlendes Trainingsmanagement sehr viel Arbeitszeit, was sowohl höhere Personalkosten als auch weniger Zeit für wichtige Projekte bedeutet. All diese Probleme verursachen unnötige Kosten für Ihr Unternehmen und sorgen für Frustration bei den Mitarbeitenden.
Die wichtigsten Aufgaben eines Trainingsmanagers?
Die Rolle eines Trainingsmanagers umfasst eine Vielzahl von Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Dazu gehören unter anderem:
- Planung und Koordination der Aus- und Weiterbildung
- Verfolgen der Lernfortschritte
- Evaluierung des Kurserfolgs
- Verwaltung eines Weiterbildungskatalogs
- Pflege der Lernplattform
- Sicherstellen, dass Trainings und strategische Ziele übereinstimmen
- Rollout der Trainings
Herausforderungen des internen Trainingsmanagements
Ein Blick auf die Aufgabenliste zeigt, dass Trainingsmanagement eine verantwortungsvolle Tätigkeit ist. All diese Verantwortung intern zu bewältigen, ist eine Herausforderung – aus zahlreichen Gründen. Hier sind nur ein paar davon:
Mangel an Zeit und Ressourcen
Eines der Hauptprobleme beim internen Trainingsmanagement besteht darin, dass Unternehmen nur selten über die notwendige Zeit und Ressourcen verfügen, um dieser vielschichtigen Aufgabe gerecht zu werden. Wenn ein HR-Manager oder Trainer diese Aufgabe "nebenbei" erledigt, wird er sich wahrscheinlich überlastet fühlen oder das Arbeitspensum nicht schaffen. Das wiederum kann dazu führen, dass Trainings schlecht abschneiden und es für den Trainingsmanager schwierig wird, seine regulären Aufgaben zu erledigen – es gibt hier keinen Gewinner.
Mangel an Fachwissen und technologischer Unterstützung
Ein Mangel an Fachwissen und Erfahrung im Trainingsmanagement kann ebenfalls zum Problem werden. Wenn sich jemand neben seinen regulären Aufgaben um das Trainingsmanagement kümmert, verfügt er wahrscheinlich nicht über die notwendigen Skills, um E-Trainings in Unternehmen erfolgreich zu managen. Selbst wenn derjenige sich diese Fähigkeiten mit der Zeit aneignet, wäre dies mit einem erheblichen Aufwand verbunden.
Darüber hinaus erfordert es ein hohes Maß an Fachwissen, das Learning-Management-System (LMS) optimal zu nutzen. Wenn ein interner Trainingsmanager das LMS nur sporadisch nutzt, fehlt ihm die Übung, um alle Facetten des LMS zu verstehen. Deshalb sind viele interne Trainingsmanager nicht in der Lage, das LMS optimal zu nutzen. Das bedeutet, dass das Unternehmen für LMS-Funktionen bezahlt, die es nie wirklich nutzt.
Probleme mit der Qualitätskontrolle und der Überwachung der Ergebnisse
Um die Kursqualität effektiv zu steuern und die Ergebnisse der Lernenden zu überwachen, müssen Trainingsmanager regelmäßig Qualitätskontrollen durchführen und Nutzerfeedback einholen. Tun sie dies nur sporadisch, bleiben Qualitätsprobleme und Lernabbrüche unentdeckt.
Wann lohnt es sich, Trainingsmanagement auszulagern?
Outsourcing ist eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre betriebliche Weiterbildung effektiv und effizient ist. Hier sind einige der Vorteile des Outsourcings:
Welche operativen Aufgaben ein externer Partner übernehmen kann, erfahren Sie auf unserer Seite zum professionellen Trainingsmanagement.
Best Practices: Erfahrungen aus einem Rollout für 150.000 Lernende
Chemmedia übernahm 2021 den Rollout eines unternehmensweiten Compliance-Trainings für einen internationalen Automobilkonzern. Das Ergebnis: Durch ein kohärentes Gesamtkonzept, die Wahl des richtigen LMS und die Einführung kollaborativer Arbeitsmethoden konnten wir den Arbeitsaufwand für die Inhaltserstellung um 60 % reduzieren. Mehr noch: Beeindruckende 98,5 % der 150.000 Mitarbeitenden schlossen die Schulung bis zum Ende der viermonatigen Einführungsphase ab.
Hier sind einige der Best Practices, die sich bei diesem Projekt bewährt haben
Schaffung der richtigen internen Strukturen
Bevor wir mit dem Projekt begannen, mussten wir feste Zuständigkeiten festlegen, Inhaltsvorlagen erstellen und die Einführungs- und Verwaltungsprozesse standardisieren und automatisieren. Dadurch wurde sichergestellt, dass das Projekt so effizient wie möglich durchgeführt werden konnte.
Analysieren Sie die Zielgruppe
In diesem Fall musste die Schulung für das gesamte Büropersonal des Unternehmens anpassbar sein – weltweit. Das bedeutete 10 verschiedene Sprachen, verschiedene Kulturen und sehr unterschiedliche Hintergründe, Fachgebiete und Vorkenntnisse. Eine sorgfältige Analyse ermöglichte es uns, die Bedürfnisse all dieser Lernenden zu erfüllen.
Sicherstellung eines klaren, einfachen Lernprozesses
Bei so vielen Lernenden war es entscheidend, die Zahl der Support-Tickets auf ein Minimum zu reduzieren. Das bedeutete, dass wir sicherstellen mussten, dass die Lernplattform extrem einfach zu bedienen war. Die Trainings mussten intuitiv sein und die Lernenden Schritt für Schritt durch das Training führen. Zur weiteren Vereinfachung des Lernprozesses setzten wir auch "Microlearning" ein.
Minimierung der Lernzeit
Ein Schulungsprogramm in so großem Umfang ist enorm teuer, was die Personalstunden angeht. Da die Mitarbeitenden die Schulung während ihrer regulären Arbeitszeit absolvieren, musste der Kurs so schlank und effektiv wie möglich sein, um die Kosten im Rahmen zu halten. Wir haben den Kurs auf zwei Ebenen gestrafft. Erstens wurde der gesamte Kurs so kurz wie möglich gehalten. Zweitens haben wir den Kurs adaptiv gestaltet. Abhängig von Abteilungen oder Positionen im Unternehmen mussten nur bestimmte Module absolviert werden. Dadurch wurde die Gesamtlernzeit erheblich verkürzt und die Motivation hochgehalten.
Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter mit Erinnerungen und Managementberichten zur Teilnahme
Für Mitarbeitende ist es nie leicht, sich Zeit für Pflichtschulungen zu nehmen. Sie sind beschäftigt, abgelenkt oder krank und machen die Schulung nicht zur Priorität. Mit automatischen Erinnerungen und einfachen Berichten, die es den Vorgesetzten ermöglichen, zu sehen, welche Mitarbeitenden den Kurs noch nicht abgeschlossen haben, konnten wir eine außergewöhnlich hohe Abschlussquote sicherstellen.
Erstellen Sie das Schulungsprogramm mithilfe von kollaborativen Arbeitsmethoden
Wir haben den Prozess der Erstellung des Schulungsprogramms durch die Verwendung eines kollaborativen, agilen Arbeitsablaufs rationalisiert. So konnten wir mehrere Autoren, Redakteure, Übersetzer und Experten für Unternehmensschulungen parallel arbeiten lassen. Wir verwendeten Knowledgeworker Create, um das Kursdesign, die Vereinbarungen, die Überprüfungen, die Übersetzung und die Genehmigungsprozesse zu verwalten. Dadurch konnte der Arbeitsaufwand für die Erstellung der Inhalte im Vergleich zu früheren Projekten um 60 % reduziert werden.
Case Study
Wie wählt man den richtigen Anbieter für Trainingsmanagement aus?
Wenn Sie erwägen, Ihr Trainingsmanagement auszulagern, sollten Sie Ihren Anbieter sorgfältig auswählen. Suchen Sie nach einem Anbieter mit Erfahrung, damit Sie sich darauf verlassen können, dass er die besten Entscheidungen für Ihre spezielle Situation trifft. Er sollte Experte für Trainingsmanagement in Unternehmen sein und nicht nur für die Kurserstellung oder Personalentwicklung. Wie wir oben gezeigt haben, sind diese Bereiche zwar miteinander verwandt, aber Trainingsmanagement erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, um effektiv zu sein. Und schließlich sollten Sie darauf achten, dass der Anbieter Erfahrung mit Ihrem LMS mitbringt.
Hier sind einige Fragen, die Sie stellen sollten:
- Welche Arten von Trainingsprogrammen haben Sie in der Vergangenheit gemanagt? Mit wie vielen Teilnehmern?
- Mit welchen LMS (Learning Management Systemen) arbeiten Sie? Warum sind diese Ihre bevorzugte Wahl?
- Welche Teile des Trainingsprozesses managen Sie?
- Welche Ergebnisse oder Kosteneinsparungen haben Sie in der Vergangenheit für Ihre Kunden erreicht?
Fazit.
Trainingsmanagement kann dazu beitragen, Ihr Schulungsprogramm so effektiv und effizient wie möglich zu gestalten. Mit einer effektiven Verwaltung können Sie die Zahl der Kursabschlüsse erhöhen, die Kurserstellungszeiten reduzieren, Ihr LMS optimal nutzen sowie die Schulungskosten senken. Ein effektives Schulungsprogramm kann sogar die Mitarbeiterbindung verbessern. Das Trainingsmanagement ist jedoch sehr zeitaufwändig und erfordert ein hohes Maß an Erfahrung. Wenn administrative Aufgaben dauerhaft interne Kapazitäten binden, kann ein extern unterstütztes Trainingsmanagement das eigene Team gezielt entlasten.
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