Leitfaden für Verlage und Weiterbildungsanbieter

Bevor Sie Prozesse verändern oder neue Software bewerten, lohnt sich eine einfache Standortbestimmung. Viele Verlage und Weiterbildungsanbieter befinden sich in einer dieser vier Situationen.

Stufe 1: Einzelne Onlinekurse
Sie haben erste digitale Kurse aufgebaut. Vieles läuft noch projektweise. Abstimmungen funktionieren über persönliche Kommunikation, E-Mails oder manuelle Freigaben. Das ist für den Start normal, aber es ist noch kein skalierbares Modell.

Stufe 2: Wachsendes Kursangebot
Es kommen weitere Kurse hinzu. Bestehende Inhalte sollen wiederverwendet werden. Mehr Personen sind beteiligt. Erste Aktualisierungen, Reviews und Varianten entstehen. Jetzt wird sichtbar, ob Prozesse wiederholbar sind oder ob jeder Kurs wieder ein neues Einzelprojekt wird.

Stufe 3: Kundenversionen und Individualisierung
Kurse sollen für einzelne Kunden, Zielgruppen oder Branchen angepasst werden. Designs müssen verändert werden. Inhalte sollen teilweise gleich bleiben, teilweise kundenspezifisch werden. Hier entscheidet sich, ob Individualisierung ein wirtschaftlicher Vorteil wird oder ein operativer Aufwandstreiber.

Stufe 4: Integriertes Kursportfolio
Kurse müssen mit LMS, Buchung, Shop, CRM, Publishing- oder Kundensystemen zusammenspielen. Veröffentlichungen, Zugänge, Updates und Datenflüsse sollen möglichst kontrolliert laufen. Ab hier ist Systemintegration kein technisches Randthema mehr, sondern wird zum Skalierungsfaktor.

Fragen Sie sich also:  

Auf welcher Stufe stehen Sie heute? 
Welche Stufe verlangt Ihr Geschäftsmodell eigentlich bereits von Ihnen? 
Welche Stufe möchten Sie erreichen?

Oft entstehen Skalierungsprobleme, weil das Kursportfolio schon viel größer ist, als es auf den ersten Blick scheint, denn ein Onlinekurs ist nicht nur einfach ein Onlinekurs.

Es gibt Basiskurse, Module, Medien, Kundenversionen, Designvarianten, Sprachversionen, alte Veröffentlichungsstände, neue Entwürfe, freigegebene Versionen, noch offene Reviews, aktualisierte Inhalte, kopierte Inhalte, wiederverwendbare Bausteine etc. Solange diese Struktur nicht sichtbar ist, bleibt Steuerung schwierig.

Der erste Schritt ist nun also, Transparenz zu schaffen. Erfassen Sie dafür:

• Welche Kurse gibt es?
• Welche Varianten existieren?
• Welche Kundenversionen sind im Einsatz?
• Welche Inhalte werden mehrfach verwendet?
• Welche Kurse müssen regelmäßig aktualisiert werden?
• Welche Sprachversionen gibt es?
• Welche Systeme sind beteiligt?
• Wo entstehen manuelle Übergaben?

Diese Übersicht wirkt banal, ist sie aber nicht, denn sie zeigt sehr schnell, wo Sie gerade stehen und von welchem Umfang Sie eigentlich sprechen. Sie ist eine ganz wunderbare Bestandsaufnahme.

Skalierung entsteht, wenn vorhandene Inhalte, Strukturen und Bausteine sinnvoll wiederverwendet werden können. Für Verlage und Weiterbildungsanbieter ist das besonders wichtig, denn häufig sind hochwertige Inhalte bereits vorhanden: Fachtexte, Seminarmaterialien, Schulungsunterlagen, Webinare, Bücher, Skripte, Vorträge oder bestehende Onlinekurse.

Die Frage ist nicht nur “Was können wir daraus erstellen?”, sondern auch “Was davon soll langfristig wiederverwendbar bleiben?”

Wiederverwendbar können zum Beispiel sein:

• Module
• Lernziele
• Medien
• Aufgaben
• Wissenschecks
• rechtliche Hinweise
• Einführungskapitel
• Abschlussmodule
• Vorlagen
• Designstrukturen
• Standardprozesse
• Kundenbausteine

Wenn solche Elemente jedes Mal neu erstellt oder kopiert werden, entsteht schnell Pflegeaufwand und leider auch Chaos. Denken Sie allein an den Review- und Übersetzungsaufwand. Und was passiert mit all dem, wenn sich etwas verändert hat?

Wenn Inhalte zentral organisiert und gezielt wiederverwendet werden, entsteht ein Mehrwert, denn dann wird aus einzelnen Elemenen nicht nur ein Kurs, sondern ganz einfach die Grundlage für Varianten, Kundenversionen, neue Angebote und schnellere Weiterentwicklung. Ein Änderung wird zentral nur 1 Mal vorgenommen und kommt überall zum Tragen, wo sie zum Tragen kommen muss. 

Für viele Verlage und Weiterbildungsanbieter liegt ein großer Wert nicht nur im Standardkurs in einer Sprache, sondern in der Fähigkeit, Kurse für Kunden, Branchen oder Zielgruppen anzupassen.

• Ein Unternehmen möchte sein eigenes Design.
• Ein Verband braucht eine fachliche Variante.
• Ein Kunde möchte bestimmte Inhalte ergänzt haben.
• Eine Zielgruppe benötigt andere Beispiele.
• Ein Kurs soll in mehreren Markenwelten funktionieren.

Das ist kein Sonderfall. Für viele Anbieter ist genau das das Geschäftsmodell, aber Individualisierung muss beherrschbar bleiben, sonst wird jede Kundenversion zur Sonderanfertigung, die sich entweder keiner leisten kann oder die auf Kosten des eigenen Gewinns gehen. 

Typische Fragen bei der Individualisierung sind:

• Welche Inhalte dürfen kundenspezifisch angepasst werden?
• Welche Inhalte müssen zentral gleich bleiben?
• Welche Designanpassungen sollen schnell möglich sein?
• Welche Varianten brauchen eigene Freigaben?
• Welche Änderungen sollen in die Basisversion zurückfließen?
• Welche Kundenversionen müssen später aktualisiert werden?
• Wie bleibt nachvollziehbar, welche Version zu welchem Kunden gehört?

Wenn diese Fragen nicht geklärt sind, wird Individualisierung schnell teuer. Wenn sie aber geklärt sind, können Sie schnell zum eigenen Vorteil werden, denn können Sie schneller auf Kundenanforderungen reagieren, ohne jedes Mal bei null zu beginnen.

Je hochwertiger und fachlicher ein Kurs ist, desto wichtiger wird der Reviewprozess. Bei Verlagen und Weiterbildungsanbietern sind oft mehrere Rollen beteiligt:

• Redaktion
• Fachautorinnen und Fachautoren
• Didaktik
• Produktmanagement
• Trainerinnen und Trainer
• Legal oder Compliance
• externe Expertinnen und Experten
• Kundenteams

Ohne klaren Prozess kann das schnell zum Engpass werden. Feedback verteilt sich über mehrere Kanäle. Änderungen sind schwer nachvollziehbar. Freigaben werden informell erteilt und irgendwann ist unklar, welche Version geprüft wurde. Herzlich Willkommn im Chaos. 

Ein skalierbarer Reviewprozess beantwortet fünf Fragen:

• Wer prüft welche Inhalte?
• Wann wird geprüft?
• Wo wird Feedback gesammelt?
• Wer entscheidet über Änderungen?
• Wann gilt ein Kurs als freigegeben?

Und nein, Ziel ist dabei nicht, mehr Bürokratie zu schaffen, sondern Qualität leichter steuerbar zu machen.

Ein guter Reviewprozess nimmt dem Team Arbeit ab, weil er Unsicherheit reduziert. Alle Beteiligten wissen, woran sie arbeiten. Rückmeldungen bleiben nachvollziehbar. Freigaben sind dokumentiert und Veröffentlichungen werden sicherer.

Die gute Nachricht: Es gibt Autorentools, in denen der Review- und Freigabeprozes direkt mit abgebildet ist. 

Sie wissen es wahrscheinlich schon selbst: Ihre Kursportfolios scheitern nicht an der Erstellung neuer Kurse, sondern eher an der Schwerfälligkeit, Aktualisierungen sauber organisiert zu bekommen. 

Gerade bei fachlichen, rechtlichen, medizinischen, technischen oder regulatorischen Themen ändern sich Inhalte regelmäßig: Ein Hinweis muss angepasst werden, ein Gesetz ändert sich, ein Produkt wird aktualisiert, ein Beispiel ist veraltet etc. und am Ende muss jede einzelne Sprachversion nachgezogen werden. 

Wenn Updates dann nicht geplant sind, entstehen Risiken:

• veraltete Inhalte bleiben online
• Änderungen werden nur in einer Version übernommen
• Kundenversionen laufen auseinander
• Sprachversionen bleiben zurück
• Review und Freigabe werden bei Aktualisierungen vergessen
• niemand erkennt, welche Kurse betroffen sind

Deshalb braucht ein skalierbares Kursportfolio nicht nur einen Erstellungsprozess, sondern auch den folgenden Pflegeprozess.

Klären Sie also: 

• Welche Inhalte ändern sich regelmäßig?
• Wer erkennt Änderungsbedarf?
• Wer entscheidet über Aktualisierungen?
• Welche Kurse sind betroffen?
• Welche Varianten müssen angepasst werden?
• Welche Sprachversionen müssen nachziehen?
• Wann ist eine aktualisierte Version freigegeben?
• Wer veröffentlicht die Änderung?

Nur so können Sie am Ende den Überblick behalten.

Ein digitales Kursportfolio endet nicht im Autorentool. Kurse müssen veröffentlicht, verkauft, gebucht, bereitgestellt, aktualisiert und ausgewertet werden.

Je nach Ihrem Geschäftsmodell sind verschiedene Systeme beteiligt:

• Autorentool
• LMS
• Buchungswebsite
• Shop
• CRM
• Kundensysteme
• Publishing-Systeme
• Übersetzungsprozesse
• Review- oder Projektmanagement-Tools
• Reporting-Systeme

Solange diese Systeme nicht gut zusammenspielen, entstehen manuelle Übergaben: Kurszugänge werden händisch freigeschaltet, Daten werden kopiert, Dateien werden exportiert, Statusinformationen werden abgefragt und/oder Änderungen werden doppelt gepflegt.

Das funktioniert bei wenigen Kursen noch ganz gut, aber wenn Sie mit Ihrem Geschäftsmodell skalieren wollen, wird es kompliziert. 

Prüfen Sie daher:

• Wo entstehen heute noch manuelle Übergaben?
• Welche Daten werden mehrfach gepflegt?
• Wo werden Kurszugänge oder Veröffentlichungen manuell gesteuert?
• Welche Systeme müssen miteinander verbunden werden?
• Welche Prozesse brechen an Systemgrenzen ab?
• Wo würde eine API-Anbindung echten operativen Aufwand reduzieren?

Allein aus den Fragen lässt sich erkennen, dass eine gute Systemintegration darüber entscheidet, ob ein wachsendes Kursportfolio im Alltag beherrschbar bleibt.

KI kann die Erstellung digitaler Lernangebote deutlich beschleunigen. Sie kann helfen, vorhandene Inhalte zu strukturieren, erste Kursentwürfe vorzubereiten, Texte zu überarbeiten, Zusammenfassungen zu erstellen oder Ideen für Übungen und Wissenschecks zu entwickeln.

Für Verlage und Weiterbildungsanbieter ist das besonders interessant, weil häufig bereits hochwertige Inhalte vorhanden sind, aber KI löst nicht automatisch das Skalierungsproblem. Wenn Review, Freigabe, Varianten, Updates und Publishing nicht klar organisiert sind, entstehen durch KI im Zweifel nur schneller mehr Entwürfe, mehr Abstimmungsbedarf und mehr Versionen.

Der größte Nutzen entsteht deshalb nicht durch „KI statt Redaktion". Der größte Nutzen entsteht durch einen kontrollierten Mensch-KI-Workflow: KI beschleunigt. Menschen prüfen, priorisieren, verbessern und geben frei.

Für skalierende Kursportfolios ist genau diese Kombination sehr wichtig: Geschwindigkeit dort, wo sie sinnvoll ist. Kontrolle dort, wo sie notwendig bleibt.

Wenn Sie Ihr bestehendes Setup geprüft haben, erkennen Sie sicher schnell, dass Skalierung dann entsteht, wenn Prozesse klar sind, es zentrale Strukturen gibt und ein System, das diese Abläufe unterstützt. Sie müssen also nicht versuchen, Reviews, Kundenversionen, Designanpassungen, Aktualisierungen, Sprachversionen und Veröffentlichungen mit noch mehr Excel-Listen, E-Mails oder Einzelabsprachen zu steuern.

Genau dafür gibt es Learning Content Management Systeme: Sie helfen dabei, Inhalte, Varianten, Aufgaben, Freigaben und Veröffentlichungen zentral zu organisieren, damit aus vielen einzelnen Arbeitsschritten ein durchgängiger Prozess wird. Das Ziel ist nicht, Ihr Team mit einem weiteren Tool zu belasten.

Das Ziel ist, die Arbeit endlich wieder flüssiger zu machen: weniger Suchen, weniger Kopieren, weniger Nachfragen, weniger Versionsunsicherheit  und mehr Übersicht darüber, was erstellt, geprüft, angepasst und veröffentlicht werden muss.

Das Learning Content Management System Knowledgeworker Create unterstützt Verlage und Weiterbildungsanbieter dabei, bestehende Onlinekurse und digitale Lernangebote zu einem skalierbaren Kursportfolio weiterzuentwickeln. Es ist eben nicht nur ein einfaches Autorentool zur Kurserstellung, sondern ein Management-Tool für alle Tätigkeiten, die einfach dazugehören. 

Es geht nicht nur darum, Kurse schneller zu erstellen. Es geht darum, Kurse, Inhalte, Varianten, Reviews, Freigaben, Individualisierungen und Veröffentlichungen zentraler zu steuern.

Mit Knowledgeworker Create können Sie u. a.:

• Onlinekurse mit KI schneller erstellen und weiterentwickeln
• Inhalte, Medien und Varianten zentral organisieren und mehrfach wiederverwenden
• Fachautorinnen, Redaktion, Didaktik und weitere Beteiligte in einen zentralen Reviewprozesse einbinden
• Kurse einfach aktualisieren und individualisieren und Aufgaben, Feedbacks und Freigaben nachvollziehbar direkt am Kurs steuern
• Sprachversionen und Varianten zentral managen 
• bestehende Systemlandschaften per API anbinden

Und das alles in einem einzigen Tool!

Für Sie entstehen dadurch besondere Vorteile:

• Sie können schneller auf Kundenanforderungen reagieren, ohne jedes Mal bei null zu beginnen.
• Sie können Kurse individualisieren, ohne den Produktionsprozess unnötig zu verkomplizieren.
• Sie können Designs anpassen, ohne die Kontrolle über Inhalte und Varianten zu verlieren.
• Sie können Review und Qualitätssicherung besser integrieren.
• Und sie können bestehende Systeme anbinden, damit Kursprozesse nicht an technischen Übergängen abbrechen.

So wird aus einem bestehenden Onlinekurs-Angebot Schritt für Schritt ein skalierbares digitales Kursportfolio.