Kostenvergleich Compliance-Schulungen: Präsenz vs. digital

Es ist keine Neuigkeit, dass Sie als Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet sind, Ihre Mitarbeiter regelmäßig zu verschiedenen Compliance-Themen zu schulen. Das kann teuer werden! Wobei: Ein Rechtsverstoß durch einen Mitarbeiter, der nicht aufgeklärt und sensibilisiert war, ist sicherlich teurer. Also ist Prävention gar nicht so schlecht. Stellt sich also die Frage, wie diese Schulungen effizient, ansprechend, aber dennoch auch kostengünstig gestaltet werden können. Sowohl für Sie als Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeiter sind die altbewährten Präsenzschulungen nicht wirklich verlockend. Sie kosten viel Zeit, viel Geld und oft auch viele Nerven.

Dieses Rechenbeispiel spricht für sich. Nun könnten Stimmen laut werden, die sagen: "Ja, aber da kommen ja noch die initialen Einrichtungskosten dazu!" Und ja, das stimmt. Es ist wie bei jeder Einführung einer neuen Software. Sie muss implementiert werden und die erforderlichen Daten müssen bereitgestellt werden. In diesem Fall heißt das, dass sämtliche relevanten Mitarbeiterdaten ins System müssen. Minimum wäre hier der Name und die E-Mail-Adresse. Damit könnte der Rollout einer Datenschutzschulung schon stattfinden. Natürlich empfiehlt es sich, auch die Abteilungszugehörigkeit mit aufzunehmen, um später so auch spezifische Trainings je nach Abteilung ausspielen zu können. Aber das könnte eben auch einfach ein Schritt in späterer Zukunft sein. Immerhin geht es hier erst mal nur darum, die Kosten der Pflichtschulungen extrem zu senken und die Inhalte dabei auch attraktiver anzubieten. Ja, was fehlt noch? Das Zertifikat nach Abschluss vielleicht, damit die Mitarbeiter was in der Hand haben. Diese Funktion (Zertifikatsausstellung) ist im Learning Management System vorhanden und dem Zertifikat muss initial nur das eigene Design (wenn überhaupt gewünscht) verpasst werden. Nach erfolgreicher Schulung erhält dann jeder Mitarbeiter sein Abschlusszertifikat mit seinem Namen und die Art der Schulung. Und Sie, Sie können im System revisionssicher nachweisen, dass Sie Ihrer gesetzlichen Pflicht nachgekommen sind.

Nun fragen Sie sich vielleicht, wie hoch denn in etwa die Einrichtungskosten für ein Learning Management System sind. Wir empfehlen dabei folgendes: Buchen Sie einfach einen Workshop, der das System, die Funktionsweise und die Konfigurationsmöglichkeiten vorstellt. Damit wissen Sie schon sehr gut Bescheid und könnten dann direkt loslegen. Im Grunde geht es darum, herauszufinden, wie Sie Ihre Mitarbeiter im Learning Management System abbilden wollen. So entstehen die Anforderungen an die Felder, die Sie benötigen, wie Titel, Anrede, Vorname, Nachname, Standort, Sprache, Standort, Abteilung etc. All das könnten später die Kriterien sein, auf deren Grundlage Sie Ihre Kurse ausrollen. Denken wir an unsere Mitarbeiter aus Österreich und Belgien, so könnten hier andere rechtliche Vorgaben für Kursinhalte gelten als in Deutschland. Dieses Matching bekommen Sie dann ganz einfach im System hin. Gehen Sie also von einem Workshop á 4 Stunden aus und einem Stundensatz von 120 €, macht dann 480 €. Alle weiteren Kosten hängen dann von Ihren weiteren Anforderungen ab und davon, welche Aufgaben Sie selbst übernehmen. Planen Sie am besten 2 volle Tage ein und Sie sind absolut auf der sicheren Seite. Und da steckt wirklich sehr viel Puffer drin! Falls Sie selbst die initiale Einrichtung nicht übernehmen wollen, dann beauftragen Sie einfach einen Dienstleister (wie uns) und kümmern Sie sich um Ihre Kernaufgaben. 

Ok, das waren jetzt nur Nachteile. Das ist eine sehr einseitige Betrachtung des Themas. Generell bieten Präsenzschulungen schon auch ihre Vorteile. Die Frage, die man sich jedoch stellen muss: Sind das auch Vorteile, auf die ich bei Compliance-Schulungen setzen muss? Ich sage nein, aber zur Vollständigkeit möchte ich sie dennoch erwähnen:

• Im persönlichen Kontakt können Fragen natürlich in Echtzeit angesprochen werden.
• Teilnehmer können direkt und live miteinander agieren. Das ist jedoch abhängig vom Trainer.
• Präsenzschulungen erlauben praktisches Üben. 
• Das Gemeinschaftsgefühl wird gestärkt.

Aber erinnern wir uns mal an die Zeiten, in denen wir zur Arbeitsschutzschulung ins Schulungszentrum gefahren sind: Klar, war es schön, mit den Kollegen zusammen mit der S-Bahn zu fahren, zu quatschen, vor der Schulung noch einen Kaffee zu trinken. Selbst, wenn wir nicht fahren mussten und die Schulung im Büro stattfand, war es schön, alle Kollegen zusammen zu sehen und Smalltalkt entfachte. Aber dann stand dort dieser nicht so inspirierende Trainer, der gefühlt zum 2.000sten Mal seine 15 Jahre alten PowerPoint-Folien an die Wand warf. 60% der Inhalte waren irrelevant, weil sie für eine andere Berufsgruppe stammten. Was interessierten insbesondere mich als Bürohocker, dass auf der Baustelle Helme getragen werden müssen? Also, seien wir ehrlich: Vielleicht ist dieses Präsenz-Dingens keine schlechte Sache, um die Mitarbeiter mal wieder zusammenzubringen, aber ganz ehrlich: Kosten/Nutzen stehen da in keinem Verhältnis. Ich denke, Unternehmenskultur und Gemeinschaftsgefühl lassen sich anders besser unterstützen und fördern als ein gemeinsamer Ausflug zur Arbeitsschutzschulung.   

Na toll, jetzt gibt es nur Vorteile! Wieder so ein einseitiges Bild. Natürlich haben digitale Weiterbildungsangebote auch Nachteile, aber wir sprechen nur über die, die beim Thema Compliance-Schulungen von Relevanz wären. Das wären dann:

• Nicht alle Mitarbeiter verfügen möglicherweise über den notwendigen Zugang zur digitalen Lernplattform oder sind nicht mit neuen Technologien vertraut.  
• Digitales Lernen erfordert ein gewisses Maß an Selbstdisziplin und Eigenmotivation.
• Zu Hause oder an anderen Orten kann es leichter zu Ablenkungen kommen.

Diese potenziellen Nachteile sind natürlich von Unternehmen zu Unternehmen, von Branche zu Branche und von Mitarbeiter zu Mitarbeiter durchaus unterschiedlich.