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E-Learnings schneller erstellen dank KI

OpenGraph: KAI – Künstliche Intelligenz in Knowledgeworker Create

Ab sofort unterstützt Sie die optionale Knowledgeworker Artificial Intelligence – kurz KI-KAI – bei der Erstellung hochwertiger Lerninhalte im Learning Content Management System Knowledgeworker Create. 

  • Erwecken Sie neue, bisher nicht realisierbare E‑Learning Projekte zum Leben.
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Compliance-Schulungen: Kostenvergleich Präsenz vs. digital

Wie Sie bei Compliance-Schulungen richtig viel Geld sparen

 
 

Compliance-Schulungen

Prävention statt Rechtsverstoß

Es ist keine Neuigkeit, dass Sie als Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet sind, Ihre Mitarbeiter regelmäßig zu verschiedenen Compliance-Themen zu schulen. Das kann teuer werden! Wobei: Ein Rechtsverstoß durch einen Mitarbeiter, der nicht aufgeklärt und sensibilisiert war, ist sicherlich teurer. Also ist Prävention gar nicht so schlecht. Stellt sich also die Frage, wie diese Compliance-Schulungen effizient, ansprechend, aber dennoch auch kostengünstig gestaltet werden können. Sowohl für Sie als Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeiter sind die altbewährten Präsenzschulungen nicht wirklich verlockend. Sie kosten viel Zeit, viel Geld und oft auch viele Nerven.

 

Was sind Compliance-Schulungen?

Compliance-Schulungen umfassen Themen wie Datenschutz, Arbeitsschutz, Datensicherheit, Korruptionsbekämpfung und weitere relevante rechtliche Rahmenbedingungen, die für die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens relevant sind

Sind Unternehmen dazu verpflichtet?

Ja, in Deutschland sind bestimmte Compliance-Schulungen gesetzlich vorgeschrieben, beispielsweise im Bereich des Datenschutzes gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder im Arbeitsschutz.

 
 

Geld gespart dank digitaler Compliance-Schulungen

Die gute Nachricht: Es gibt Abhilfe und eine Alternative zu Präsenzschulungen und die ist weder unbezahlbar noch langweilig! Führen Sie Ihre Compliance-Schulungen digital durch! Positive Nebeneffekte sind nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, sondern auch die freie Zugänglichkeit, die Flexibilität und die Attraktivität der Schulungen. Und im Übrigen: Compliance-Schulungen sind nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein strategisches Instrument, welches Sie als Unternehmen nutzen können, um Risiken zu minimieren, Ihre Reputation zu schützen und eine starke Unternehmenskultur zu fördern. Die digitale Umsetzung ist gar nicht so schwer. Sie brauchen eine Lernplattform zum Ausrollen des jeweiligen Kurses (Learning Management System) und den Kurs selbst. 

 

Die Lernplattform

Learning Management Systeme gibt es sehr viele am Markt. Es ist wie auf dem Automobil-Markt: Es gibt die A-Klasse, die E-Klasse und natürlich die S-Klasse. Für den schnellen und einfachen Einstieg empfiehlt sich ganz klar die A-Klasse. Gerade bei der Digitalisierung der Compliance-Schulungen ist das die perfekte Wahl. Selbst, wenn Sie später noch weitere Weiterbildungsangebote darüber Ihren Mitarbeitern anbieten wollen, ist die A-Klasse perfekt geeignet. 

Der Kurs

Einen Kurs (z.B. Datenschutzkurs) können Sie ganz einfach online kaufen. Es gibt viele vertrauenswürdige Anbieter. Die Berechnungsgrundlage für den Preis eines solchen Kurses sind die Mitarbeiter, die diesen Kurs absolvieren. Man kauft also eine Lizenz pro Mitarbeiter und das meist für ein Jahr. Alternativ können Sie sich Ihren Onlinekurs auch selbst erstellen oder durch eine Agentur erstellen lassen. 

 
 

Kostenberechnung Compliance-Schulungen

Die These "Compliance-Schulungen digital abbilden ist günstiger als in Präsenz"

Schauen wir uns die Fakten genau an und stellen dabei die Kosten einer Präsenzschulung den Kosten einer digitalen Weiterbildung für Compliance-Schulungen gegenüber. In nachfolgendem Rechenbeispiel gehen wir davon aus, dass eine Datenschutzschulung durchgeführt werden muss. 

  • Unternehmen mit Sitz in Hamburg
  • 100 Mitarbeiter
  • 3 Mitarbeiter arbeiten 100% Remote in Österreich, Belgien und München
  • Mitarbeiter arbeiten für Kunden zu einem Stundensatz von EUR 130,00
  • Die Schulung findet in einem externen Schulungsraum in Hamburg statt, der ausreichend Platz für alle Teilnehmer bietet
  • Es muss ein Trainer für die Schulungen engagiert werden
 

Datenschutzschulung in Präsenz

Organisationskosten: 800 €
Raummiete: 1.000 €
Trainer: 1.500 € 
Gesamtreisekosten inkl. Verpflegung: 1.040 €
Opportunitätskosten: 47.840 €
 

 

Summe: 52.180 €

Hinweis: In der Berechnung sind keine Nachholtermine wegen Krankheit, Urlaub oder aus sonstigen Gründen enthalten. Diese müssten noch eingeplant werden.

Berechnungsdetails:
Zugticket München-Hamburg-München: 150 €
Flugtickets: 250 €/pro Person für den Mitarbeiter aus Wien und Belgien, insgesamt 500 €
Hotelunterbringung (pro Nacht): 100 € pro Person, insgesamt 300 €
Verpflegung (pro Tag): 30 € pro Person, insgesamt 90 €
Opportunitätskosten: 97 x 2 Stunden Anreise/Abreise (25.220 €), 3 x 8 Stunden Anreise/Abreise (3.120 €), 100 x 1,5 Stunden Schulung (19.500 €)

 

3 Schulungen im Jahr = 156.540 €

Digitale Datenschutzschulung

Raummiete: - €
Trainer: - €
Gesamtreisekosten inkl. Verpflegung: - €
Opportunitätskosten: 19.500 €
Learning Management System: 3.500 €/Jahr
Lizenz für Datenschutzkurs: ca. 25 €/Mitarbeiter, insgesamt 2.500 €

 

Summe: 25.500 €

Hinweis: Die Kosten zur Nutzung des LMS decken ein ganzes Jahr ab und gelten nicht nur für die spezifische Datenschutzschulung. Dies bedeutet, dass das LMS für weitere Schulungen und Kurse im Laufe des Jahres ohne zusätzliche Grundkosten genutzt werden kann. 

 

 

 

 

 

3 Schulungen im Jahr = 69.500 €

 

Kostenersparnis: 87.040 €

bei 3 Schulungen/Jahr

 

Dieses Rechenbeispiel spricht für sich. Nun könnten Stimmen laut werden, die sagen: "Ja, aber da kommen ja noch die initialen Einrichtungskosten dazu!" Und ja, das stimmt. Es ist wie bei jeder Einführung einer neuen Software. Sie muss implementiert werden und die erforderlichen Daten müssen bereitgestellt werden. In diesem Fall heißt das, dass sämtliche relevanten Mitarbeiterdaten ins System müssen. Minimum wäre hier der Name und die E-Mail-Adresse. Damit könnte der Rollout einer Datenschutzschulung schon stattfinden. Natürlich empfiehlt es sich, auch die Abteilungszugehörigkeit mit aufzunehmen, um später so auch spezifische Trainings je nach Abteilung ausspielen zu können. Aber das könnte eben auch einfach ein Schritt in späterer Zukunft sein. Immerhin geht es hier erst mal nur darum, die Kosten der Pflichtschulungen extrem zu senken und die Inhalte dabei auch attraktiver anzubieten. Ja, was fehlt noch? Das Zertifikat nach Abschluss vielleicht, damit die Mitarbeiter was in der Hand haben. Diese Funktion (Zertifikatsausstellung) ist im Learning Management System vorhanden und dem Zertifikat muss initial nur das eigene Design (wenn überhaupt gewünscht) verpasst werden. Nach erfolgreicher Schulung erhält dann jeder Mitarbeiter sein Abschlusszertifikat mit seinem Namen und die Art der Schulung. Und Sie, Sie können im System revisionssicher nachweisen, dass Sie Ihrer gesetzlichen Pflicht nachgekommen sind.

Nun fragen Sie sich vielleicht, wie hoch denn in etwa die Einrichtungskosten für ein Learning Management System sind. Wir empfehlen dabei folgendes: Buchen Sie einfach einen Workshop, der das System, die Funktionsweise und die Konfigurationsmöglichkeiten vorstellt. Damit wissen Sie schon sehr gut Bescheid und könnten dann direkt loslegen. Im Grunde geht es darum, herauszufinden, wie Sie Ihre Mitarbeiter im Learning Management System abbilden wollen. So entstehen die Anforderungen an die Felder, die Sie benötigen, wie Titel, Anrede, Vorname, Nachname, Standort, Sprache, Standort, Abteilung etc. All das könnten später die Kriterien sein, auf deren Grundlage Sie Ihre Kurse ausrollen. Denken wir an unsere Mitarbeiter aus Österreich und Belgien, so könnten hier andere rechtliche Vorgaben für Kursinhalte gelten als in Deutschland. Dieses Matching bekommen Sie dann ganz einfach im System hin. Gehen Sie also von einem Workshop á 4 Stunden aus und einem Stundensatz von 120 €, macht dann 480 €. Alle weiteren Kosten hängen dann von Ihren weiteren Anforderungen ab und davon, welche Aufgaben Sie selbst übernehmen. Planen Sie am besten 2 volle Tage ein und Sie sind absolut auf der sicheren Seite. Und da steckt wirklich sehr viel Puffer drin! Falls Sie selbst die initiale Einrichtung nicht übernehmen wollen, dann beauftragen Sie einfach einen Dienstleister (wie uns) und kümmern Sie sich um Ihre Kernaufgaben. 

 

Case Study

Banner-Visualisierung einer Case Study Digitalisierung von Compliance Schulungen im Mittelstand
Banner Visualisierung einer Case Study Digitalisierung von Compliance Schulungen im Mittelstand

Digitalisierung von Compliance-Schulungen

Wie ein IT-Dienstleister in 2 Monaten seine Compliance-Schulungen digitalisierte und seine Kosten um EUR 80.000 reduzierte. Erfahren Sie:

  • wie ein IT-Unternehmen die richtige Softwarelösung fand und welche Kriterien ausschlaggebend waren
  • wie die Umsetzung und die Implementierung im Unternehmen erfolgte
  • wie die Mitarbeiter auf die Umstellung vorbereitet wurden
  • welche Kosten tatsächlich gespart werden konnten
 
 

Compliance-Schulungen in Präsenz

Die Fakten

Jetzt haben wir die ganze Zeit nur über Geld gesprochen, aber der finanzielle Einsatz sollte nicht allein Maßstab aller Dinge sein. Denn jeder weiß: Geiz ist nicht immer geil. Schließlich geht es darum, Ihr Unternehmen auf sicheren Beinen zu wissen, indem Sie sicher sein können, dass alle Ihre Mitarbeiter für relevante Themen sensibilisiert sind. Durch die Sensibilisierung der Mitarbeiter für Compliance-Themen können Sie Risiken minimieren und potenzielle Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien werden frühzeitig erkannt. Dies schützt Sie als Unternehmen vor Rechtsstreitigkeiten und finanziellen Verlusten. Und natürlich stärkt es Ihr Ansehen bei Kunden, Partnern und der Öffentlichkeit, wenn Sie in Compliance investieren und Ihre Mitarbeiter entsprechend schulen. Aber zurück zum Thema. Was sind die Vor- und Nachteile von Digitalen Compliance-Schulungen in Präsenz?

  • Fehlende Räume

Die Organisation von Präsenzschulungen erfordert die Verfügbarkeit geeigneter Räumlichkeiten, die Platz für alle Teilnehmenden bieten. 

  • Komplizierte Zeitplanung

Es müssen Termine gefunden werden, die für alle Beteiligten, einschließlich des Schulungsleiters, passen, was bei großen oder geografisch verteilten Teams schwierig sein kann.

  • Hohe Opportunitätskosten

Die Zeit, die Mitarbeiter für das Reisen zu und von der Schulungsstätte aufwenden, sowie eventuelle Wartezeiten vor Beginn und nach Ende der Schulung, verursachen unfassbar hohe Opportunitätskosten. Die Opportunitätskosten für die Schulungszeit selbst sind relativ gleich wie bei digitalen Compliance-Schulungen. 

  • Lange Ausfallzeiten

Es entstehen längere Ausfallzeiten durch Anreisezeiten zur Schulung und Schulungen ziehen sich in größeren Gruppen von ganz allein in die Länge. Noch dazu, wenn sich manche Kollegen lange nicht gesehen haben. Es dauert, bis die Schulung wirklich losgeht und der Wiedereinstieg ins Arbeiten verzögert sich. 

  • Miete, Reisekosten, Verpflegungskosten

Nicht immer, aber oft fallen Mietkosten für Schulungsräume an, zudem Reise- und Unterbringungskosten für Trainer und Teilnehmende, sowie Verpflegung und eventuell benötigte Schulungsmaterialien in physischer Form.

  • Keine Flexibilität

Präsenzschulungen erfordern, dass alle Teilnehmenden zur gleichen Zeit am gleichen Ort sind. Dies kann besonders für Mitarbeiter mit eingeschränkter Mobilität oder jene, die in entfernten Standorten arbeiten, problematisch sein. Zudem werden alle Mitarbeiter mit den gleichen Inhalten in der gleichen Intensität geschult, was durchaus zu Langeweile und Unaufmerksamkeit führen kann. 

  • Skalierbarkeitsprobleme

Die Anzahl der Teilnehmenden ist durch die Raumgröße und die Fähigkeit des Trainers, effektiv mit einer großen Gruppe zu interagieren, begrenzt. Dies kann bei großen Unternehmen zu einer Herausforderung werden.

  • Variabilität der Schulungsqualität

Die Qualität der Präsenzschulung hängt stark von der Kompetenz des Trainers ab. Dies führt zu Inkonsistenzen in der Schulungsqualität.

 

Ok, das waren jetzt nur Nachteile. Das ist eine sehr einseitige Betrachtung des Themas. Generell bieten Präsenzschulungen schon auch ihre Vorteile. Die Frage, die man sich jedoch stellen muss: Sind das auch Vorteile, auf die ich bei Compliance-Schulungen setzen muss? Ich sage nein, aber zur Vollständigkeit möchte ich sie dennoch erwähnen:

  • Im persönlichen Kontakt können Fragen natürlich in Echtzeit angesprochen werden.
  • Teilnehmer können direkt und live miteinander agieren. Das ist jedoch abhängig vom Trainer.
  • Präsenzschulungen erlauben praktisches Üben. 
  • Das Gemeinschaftsgefühl wird gestärkt.

 

Aber erinnern wir uns mal an die Zeiten, in denen wir zur Arbeitsschutzschulung ins Schulungszentrum gefahren sind: Klar, war es schön, mit den Kollegen zusammen mit der S-Bahn zu fahren, zu quatschen, vor der Schulung noch einen Kaffee zu trinken. Selbst, wenn wir nicht fahren mussten und die Schulung im Büro stattfand, war es schön, alle Kollegen zusammen zu sehen und Smalltalkt entfachte. Aber dann stand dort dieser nicht so inspirierende Trainer, der gefühlt zum 2.000sten Mal seine 15 Jahre alten PowerPoint-Folien an die Wand warf. 60% der Inhalte waren irrelevant, weil sie für eine andere Berufsgruppe stammten. Was interessierten insbesondere mich als Bürohocker, dass auf der Baustelle Helme getragen werden müssen? Also, seien wir ehrlich: Vielleicht ist dieses Präsenz-Dingens keine schlechte Sache, um die Mitarbeiter mal wieder zusammenzubringen, aber ganz ehrlich: Kosten/Nutzen stehen da in keinem Verhältnis. Ich denke, Unternehmenskultur und Gemeinschaftsgefühl lassen sich anders besser unterstützen und fördern als ein gemeinsamer Ausflug zur Arbeitsschutzschulung.   

 

E-Trainings

So könnten Ihre digitalen Schulungen aussehen

Preview Onlinekurs Datenschutz

Datenschutz

Preview Onlinekurs Datensicherheit

Datensicherheit

 

Digitale Compliance-Schulungen

Die Fakten

  • Zeit- und ortsunabhängig

Digitale Schulungen schaffen größtmögliche Flexibilität. Die Inhalte sind zu jeder Zeit auf jedem Gerät abrufbar und es gibt keine Wege zum Lernort. Lernen findet immer dann statt, wenn es in den (Arbeits)Alltag passt. Auf diese Weise wird sogar mehr Weiterbildung möglich, als es sich mit festen Seminaren realisieren ließe.

  • Kostenersparnis

Zwar steht bei der Implementierung von E‑Learning zu Beginn eine Investition an (Software, personelle Ressourcen, Kursinhalte erstellen oder kaufen), aber diese amortisiert sich schnell, da die permanenten Kosten für Anreise, Seminarräume und Trainer in Zukunft entfallen. 

  • Effiziente Nutzung der Arbeitszeit

Die Arbeitszeit wird maximal effizient genutzt. Es gibt keine Anreisezeiten, keine Wartezeiten, denn jeder Mitarbeiter widmet sich dann dem Lernstoff, wenn es für ihn am besten passt. 

  • Keine Ausfallzeiten

Es entstehen keine Ausfallzeiten durch Anreisezeiten zur Schulung. Zudem zieht sich eine individuelle Schulung nicht in die Länge wie lange Gruppenschulungen, bei denen Small Talk immer wieder ablenkt. Es gibt keine Wartezeiten, bis die Schulung wirklich losgeht und nach Abschluss des Onlinekurses kann direkt weitergearbeitet werden. 

  • Individualität beim Lernen

Jeder lernt unterschiedlich und bevorzugt andere Lernformate. Jeder hat ein anderes Lerntempo. Jeder hat andere Wissenslücken. E‑Learning ermöglicht es, allen Lerntypen die Inhalte in für sie optimaler Form zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig benötigen nicht all Ihre Mitarbeitenden dasselbe Wissen. Die E‑Learning Software erlaubt es Ihnen, jedem einzelnen Mitarbeiter nur die Weiterbildungen zuzuweisen, die er auch wirklich benötigt.

  • Standardisierte Qualität

Bei Präsenzschulungen stehen Qualität und Lernerfolg in unmittelbarem Zusammenhang zum Lehrpersonal und können deshalb schwanken. Bei E‑Learning Inhalten hingegen ist die Qualität gleichbleibend hoch und kann demnach sogar garantiert werden.

  • Beliebig viele Teilnehmer

E-Learning ist leicht skalierbar: Einmal entwickeltes Material kann einer beliebig großen Anzahl von Mitarbeitenden, unabhängig von räumlichen Kapazitäten, zur Verfügung gestellt werden. Dabei gilt: Je mehr Lernende, desto schneller amortisieren sich die Kosten.

  • Lernerfolgskontrolle

E-Learning bietet vielfältige Reporting-Möglichkeiten und macht den Lernfortschritt messbar. Auf diese Weise können Sie sehen, welche Inhalte verinnerlicht wurden, welches Wissen Sie bei Ihren Mitarbeitenden voraussetzen können und auch, an welchen Stellen sich die Lerninhalte optimieren lassen.

  • Revisionssicher

Compliance-Schulungen als digitale Weiterbildung durchzuführen, ist gesetzlich erlaubt. Die DGUV räumt die Möglichkeit ein, “Unterweisungen mithilfe elektronischer Medien durchzuführen”. Dabei müssen 3 Voraussetzungen erfüllt sein: (1) Arbeitsplatzspezifisch aufbereitete Inhalte und Bereitstellung, (2) Integration und Durchführung einer Verständnisprüfung, (3) Gesprächsmöglichkeit zwischen Teilnehmer und Unterweisendem. Alle diese 3 Voraussetzungen lassen sich einfach erfüllen.

 

Na toll, jetzt gibt es nur Vorteile! Wieder so ein einseitiges Bild. Natürlich haben digitale Weiterbildungsangebote auch Nachteile, aber wir sprechen nur über die, die beim Thema Compliance-Schulungen von Relevanz wären. Das wären dann:

  • Nicht alle Mitarbeiter verfügen möglicherweise über den notwendigen Zugang zur digitalen Lernplattform oder sind nicht mit neuen Technologien vertraut.  
  • Digitales Lernen erfordert ein gewisses Maß an Selbstdisziplin und Eigenmotivation.
  • Zu Hause oder an anderen Orten kann es leichter zu Ablenkungen kommen.

 

Diese potenziellen Nachteile sind natürlich von Unternehmen zu Unternehmen, von Branche zu Branche und von Mitarbeiter zu Mitarbeiter durchaus unterschiedlich.

 

Fazit.

Und das ein ganz persönliches

Präsenzveranstaltungen haben durchaus ihre Berechtigung und es gibt Themengebiete, die sich besser durch diese Schulungsmethode abbilden lassen oder aber sogar in einer Mischform. Das wäre dann ein Blended Learning Angebot. Hier wird das Wissen über digitale Lernangebote selbst gelernt und dann in Präsenzphasen direkt angewendet. Super ist das für eine Weiterbildung in einem bestimmten Bereich: Man lernt die Theorie für sich, im eigenen Tempo und vor allem dann, wann es gerade passt und kann dann die Präsenzphasen zum direkten Austausch nutzen und Wissen gemeinsam anwenden, in Workshops zum Beispiel. 

Themen wie Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit, Datenschutz, Datensicherheit, Brandschutz, Hygiene, IT-Sicherheit sind perfekt geeignet für digitales Lernen in Form von modernen, attraktiven Onlinekursen, welche Interaktivitäten beinhalten, um den Lernenden bei der Stange zu halten. Quizfragen, Zuordnungsfragen und Entscheidungsfragen eignen sich perfekt, um das Gelernte zu überprüfen und eigene Schwachstellen zu erkennen. Jeder Mitarbeiter kann sich dann auf das konzentrieren, was ihm schwerfällt und über das fliegen, was für ihn einfach und verständlich ist. 

Die Weiterbildung von Mitarbeitern ist für die Zukunftsfähigkeit für Unternehmen sehr wichtig, daher sollten neben Pflichtschulungen auch andere Weiterbildungsangebote bestehen. Für diese wäre dann natürlich auch wieder Geld frei, wenn einfache Routine-Schulungen über digitale Konzepte gelöst werden, die im Vergleich zu Präsenzschulungen tatsächlich günstig sind. Ich sage also ja zu digitalen Compliance-Schulungen!

 
Geld sparen mit digitalen Compliance-Schulungen

Ich will das auch

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Titelbild: Dmitry Lobanov/shutterstock.com