Digitale Compliance Schulungen planen und umsetzen

Rechtliche Konformität und ethisches Handeln – absolute Must-haves für jedes Unternehmen. Umso wichtiger ist es, Ihre Mitarbeitenden von Anfang an in Compliance Themen zu schulen. Mit digitalen Compliance Schulungen unterweisen Sie Ihre Mitarbeitenden kosteneffizient, schnell und nachhaltig. Erfahren Sie in diesem Artikel, was gute Compliance Schulungen ausmacht, wie Sie sie planen und umsetzen. Legen Sie den Grundstein für eine zukunftsorientierte und verantwortungsbewusste Unternehmenskultur. Gewährleisten Sie rechtliche Konformität für Ihr Unternehmen und fördern Sie eine ethische Arbeitsumgebung.

Mit Compliance Schulungen klären Sie Ihre Mitarbeitenden über gesetzliche Vorgaben, Richtlinien und Maßnahmen auf, um sowohl Probleme am Arbeitsplatz als auch Gesetzesverstöße zu verhindern. Sie vermitteln essenzielles Wissen über Bereiche wie z. B. Datenschutz, Anti-Korruption und Arbeitssicherheit. Diese Schulungen gehen über reine Informationsvermittlung hinaus – sie fördern das Verständnis für ethisches und gesetzeskonformes Handeln und stärken die Unternehmenskultur. Darüber hinaus schützen Compliance Schulungen Ihr Unternehmen vor rechtlichen Sanktionen und Reputationsschäden, die durch Nichtbeachtung von Gesetzen und internen Richtlinien entstehen können.

Durch die Compliance Schulungen verstehen Ihre Mitarbeitenden, wie sie im Arbeitsalltag korrekt und gesetzeskonform handeln. Verstöße gegen Compliance können zu hohen Geldstrafen, rechtlichen Auseinandersetzungen und einem geschädigten Unternehmensimage führen. Durch Schulungen reduzieren Sie dieses Risiko erheblich. Ihre Mitarbeitenden werden befähigt, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren.

Darüber hinaus fördern Compliance Schulungen eine positive Unternehmenskultur. Sie signalisieren Mitarbeitenden, dass Ihr Unternehmen Wert auf ethisches Verhalten und gesetzeskonformes Handeln legt. Dies steigert das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Unternehmen und wirkt sich positiv auf die Mitarbeitermotivation und -bindung aus.

Indem Sie Wert auf Compliance legen, wirkt Ihr Unternehmen automatisch zuverlässiger und verantwortungsbewusster. Kunden, Geschäftspartner und Aufsichtsbehörden geben Ihnen einen Vertrauensvorschuss. Das verbessert Ihre Geschäftsbeziehungen und stärkt Ihre Position am Markt.

Ob Compliance Schulungen gesetzlich verpflichtend sind, hängt sowohl vom Land als auch von der Art und Branche Ihres Unternehmens ab. In Deutschland sind die häufigsten Pflichtschulungen: 

• Arbeitssicherheitsschulungen
• Datenschutzschulungen
• Hygieneschulungen
• IT-Sicherheitsschulungen
• Erste-Hilfe-Schulungen
• Anti-Korruptionsschulungen

Die bekannteste Compliance-Schulung ist vermutlich die jährliche Arbeitsschutzschulung. Diese ist für alle Mitarbeitenden verpflichtend. Das regelt der § 12 des Arbeitsschutzgesetzes. Dieser beschreibt die Pflicht des Arbeitgebers, seine Mitarbeitenden „ausreichend und angemessen zu unterweisen“. 

Eine weitere gesetzlich verpflichtende Compliance Schulung in Deutschland ist die Datenschutzschulung. Aus der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) geht hervor, dass der Datenschutz für alle Mitarbeitenden verpflichtend ist, die mit personenbezogenen Daten arbeiten. Dies beginnt bereits mit Business E-Mail-Adressen. Darüber hinaus gilt eine Rechenschaftspflicht für Führungskräfte. Sie sind verantwortlich für die Einhaltung des Datenschutzes und müssen diese auch belegen. Ohne regelmäßige Datenschutz Schulungen für Mitarbeitende ist das kaum umsetzbar.

Präsenzschulungen ermöglichen direkte Interaktionen und Diskussionen zwischen Teilnehmenden und Trainern. Sie bieten Raum für die Übung bestimmter Vorgänge, z. B. die Verwendung eines Feuerlöschers oder das korrekte Anlegen der PSA (Persönlichen Schutzausrüstung). Allerdings mangelt es bei Präsenzveranstaltungen oft an Flexibilität. Viele Mitarbeitende gleichzeitig zu koordinieren, ist fast unmöglich. Es fehlt an geeigneten Schulungsräumen und teilweise fallen hohe Reisekosten an. 

Digitale Compliance Schulungen hingegen sind flexibel und zugänglich. Ihre Mitarbeitenden können die Kurse jederzeit und überall absolvieren, was besonders in modernen Arbeitsumgebungen vorteilhaft ist. Digitale Schulungen sind eine zeit- und kosteneffiziente Möglichkeit, Ihre Mitarbeitenden für Compliance Themen zu sensibilisieren.

In vielen Fällen kann eine Kombination beider Ansätze – ein sogenanntes Blended-Learning-Format – die Vorteile beider Methoden nutzen. Digitale Kurse bieten Flexibilität und grundlegende Informationen, während Präsenzveranstaltungen für vertiefende Diskussionen und praktische Übungen genutzt werden können.

Effektive digitale Compliance Schulungen zu gestalten, erfordert eine durchdachte Strategie, die die Bedürfnisse und Vorlieben Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigt und die gesetzlichen Vorschriften beachtet. Hier sind einige grundlegende Schritte, um eine ansprechende und effektive Schulung zu entwickeln:

Um den Erfolg Ihrer Compliance-Schulungen zu messen, ist es wichtig, sowohl qualitative als auch quantitative Methoden zu nutzen. Indem Sie die folgenden Methoden nutzen, bewerten Sie nicht nur den unmittelbaren Erfolg Ihrer Compliance-Schulungen, sondern auch deren langfristigen Einfluss auf Ihr Unternehmen. Sie erhalten wertvolle Einblicke, um Ihre Schulungsprogramme kontinuierlich zu verbessern und an die sich ändernden Bedürfnisse und Anforderungen anzupassen.

Hohe Abschlussquoten bei Ihren Compliance Schulungen stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten erwerben, um Compliance-Risiken effektiv zu managen. Eine Abschlussquote von 100 % ist jedoch unrealistisch. Vor allem, wenn Sie die Schulung an sehr viele Mitarbeitende ausrollen.

Um große Verwaltungsaufwände und Supportkosten zu vermeiden, arbeiten Sie am besten mit Automatisierungen. Sorgen Sie dafür, dass geplante Teilnehmende regelmäßig an die Schulung erinnert werden. Setzen Sie feste Fristen und aktivieren Sie nötigenfalls die direkten Vorgesetzten. Prüfen Sie, ob fehlende Teilnahmen eventuell durch technische Fehler bedingt sind oder ob die Mitarbeitenden aktuell keinen Zugriff auf Ihr System haben (z. B. Urlaub, Krankheit oder Elternzeit)

Kommunizieren Sie von Anfang an die Wichtigkeit von Compliance an Ihre Mitarbeitenden. Zeigen Sie, welche Konsequenzen Verstöße für Ihr Unternehmen, aber auch unmittelbar für Ihre Mitarbeitenden haben. 

Gestalten Sie die Schulungsinhalte motivierend und relevant. Nutzen Sie interaktive Elemente, wie Videos und Simulationen, die die realen Arbeitssituationen widerspiegeln. Dies hilft, das Interesse der Mitarbeitenden zu wecken und zeigt ihnen den direkten Nutzen der Schulung für ihre tägliche Arbeit.

Bei der Entscheidung, ob Sie Compliance-Kurse selbst erstellen, erstellen lassen oder standardisierte Kurse einkaufen, gibt es mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Jede Option hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, und die beste Wahl hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Ressourcen Ihres Unternehmens ab.

Das Selbsterstellen von Compliance-Kursen bietet Ihnen maximale Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Sie passen Kurse speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihre spezifische Unternehmenskultur an. Dies erfordert jedoch signifikante interne Ressourcen, Zeit und Expertise in Compliance und Schulungsentwicklung. Es ist ideal für große Unternehmen, die über die erforderlichen Ressourcen verfügen und sehr spezifische Anforderungen an ihre Compliance-Schulungen haben.

Die Option, Kurse von externen Anbietern erstellen zu lassen, ist eine effiziente Lösung, wenn Sie nicht über die internen Ressourcen oder die spezifische Expertise verfügen. Professionelle Anbieter bringen Fachwissen mit und erstellen qualitativ hochwertige, effektive Schulungsmaterialien. Allerdings brauchen Sie dafür ein gewisses Budget.

Standardisierte Kurse zu kaufen, ist oft die kostengünstigste Option. Diese Kurse sind sofort verfügbar und decken eine breite Palette von allgemeinen Compliance-Themen ab. Sie bieten jedoch möglicherweise nicht die spezifische Anpassung, die Ihr Unternehmen benötigt. Diese Option ist am besten für kleinere Unternehmen oder solche geeignet, die grundlegende Compliance-Themen abdecken müssen, ohne spezifische Anforderungen.

In der Praxis wählen viele Unternehmen eine Kombination dieser Ansätze. Beispielsweise könnten Sie grundlegende Compliance-Prinzipien durch standardisierte Kurse abdecken und spezifischere, unternehmensrelevante Themen durch maßgeschneiderte Kurse behandeln.

Wägen Sie die Kosten, die Qualität der Schulung und die spezifischen Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens gegeneinander ab, um die beste Entscheidung zu treffen. Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, ist es wichtig, dass die Compliance-Schulungen effektiv sind und den Mitarbeitenden helfen, die relevanten Gesetze, Vorschriften und unternehmensinternen Richtlinien zu verstehen und anzuwenden.

Compliance-Schulungen erstellen und an alle White Collar Mitarbeitenden ausspielen. Vor dieser Herausforderung stand unser Kunde aus der Automotive-Branche. Weltweit galt es 150.000 Mitarbeitende des Konzerns innerhalb von 4 Monaten zu Compliance-Themen rechtssicher, nachweisbar und entsprechend der Vorkenntnisse und Position im Unternehmen zu unterweisen. Die zu dieser Zeit geltenden Einschränkungen der Corona-Pandemie stellten eine zusätzliche Hürde dar.

Oberstes Lernziel war es, ein gemeinsames Verständnis und eine unternehmensweite Definition von Integrität und Compliance zu vermitteln. Zur Lösung der komplexen Herausforderung trugen mehrere Teilaspekte bei. 

• Managed Learning Services
• Kollaboratives Arbeiten
• Adaptivität
• Instruktionsdesign und grafische Gestaltung

So entstand ein stimmiges Gesamtkonzept, welches innerhalb von 4 Monaten entworfen, umgesetzt und ausgerollt wurde.

Alle gesteckten Ziele wurden erreicht. Neben dem gelungenen Projektabschluss bot die Kollaboration auch viele Vorteile für den Auftraggeber: durch die im Projekt gesetzten Standards können zukünftige E-Trainings effizient und effektiv umgesetzt werden. Definierte und fest erprobte Prozesse und Abläufe mit internen und externen Teams vereinfachen das Erstellen weiterer Inhalte um ein Vielfaches – ein echter Gewinn für das Unternehmen. 

Dieses Projekt wurde 2021 mit dem HCM Excellence Award in Gold ausgezeichnet. Alle Details zu

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